Många livsmedelsbutiker och restauranger är villiga att donera mat och dryck till välgörenhetsorganisationer. Det kan vara en del av sitt uppdrag att bidra till samhället. Behandla matdonationer som affärstransaktion genom att erbjuda dina givare korrekt dokumentation. Var beredd att ge dem ett brev av en begäran och ett kvitto för deras donation. Som ett incitament kan du marknadsföra sin verksamhet genom att inkludera deras logotyp eller namn på ditt reklammaterial.
Gör en lista över restauranger och mataffärer i ditt område. Inkludera deras kontaktuppgifter, t.ex. adress och telefonnummer.
Förbered ett skript som du kommer att läsa när du ringer till matställen och butikerna. Syftet med det inledande telefonsamtalet är att samla in information - vem community-relations-chefen är och om företaget erbjuder matdonationer. Starta manuset med en introduktion av dig själv, organisationen och evenemanget. Förklara att du söker matdonationer för din välgörenhet eller händelse och att du skulle vilja prata med en community-relations manager. Avsluta ditt skript genom att begära donationer och samla in information om rätt kontakt.
Ring varje restaurang eller stormarknad. Följ ditt skript så gott du kan, men vara personliga och spontana. Det är en bra idé att utveckla en relation med lämplig kontakt från början. Chansen är att han kommer att begära ett brev-of-request. Låt dem veta att du skickar en. Om du måste lämna ett meddelande, ge en 30 sekund till en minuts sammanfattning av din organisation, händelsen, vad du begär och ett telefonnummer. Be honom eller henne att ringa tillbaka.
Skriv en enkelsidigt brev till varje restaurang och butik; Detta brev kommer att förklara organisationens uppdrag och händelse och kommer att fungera som en officiell skriftlig förfrågan till den potentiella givaren. Anpassa ditt brev till lämplig kontakt. Inkludera vad din ideell status är och ditt Federal Tax Identification Number. Nämn om du ska använda maten för att mata gäster, volontärer eller båda. Ange de matvaror du behöver. Låt din kontakt veta att du kommer att ringa henne att följa upp inom de närmaste dagarna. Ta med ditt kontaktnamn och telefonnummer.
Leverera eller maila ditt brev och förbereda sedan ett uppföljningsscript. Du kommer att läsa från det här skriptet när du ringer din kontakt för att se om han har fått ditt brev. Nämna att du skickade ett brev till förfrågan några dagar tillbaka och du verifierar att de fått det. Upprepa din förfrågan genom att fråga din kontakt om de är villiga att donera mat eller dryck. När de säger "Ja", låt dem veta att du kommer att få dem ett kvitto för deras generösa donation.
Föremål du behöver
-
Telefonbok
-
Dator
-
Telefon
-
internetåtkomst
-
Skrivare
-
Ordbehandlare
-
Blank kvitto bok
tips
-
Du kan köpa tomma kvitto böcker hos en kontor-leverans butik. Vissa butiker kan ge daggamla föremål från bageriet eller producera sektionen, som fortfarande är acceptabla att servera och förbereda sig på måltider. Använd din händelse som ett tillfälle att utveckla ett långsiktigt förhållande med potentiella givare, som kanske gillar att donera till din organisation regelbundet i framtiden.
