Faxetikett

För många företag är det dags att skicka och ta emot fax. Faxning är så vanligt att det är lätt att glida in i en avslappnad kommunikation. Följande enkla steg hjälper dig att hålla dina faxa professionella. Att öva korrekt faxetikett kommer att se till att ditt företag upprätthåller det professionella rykte du har jobbat så svårt att bygga.

Sänder fax

Kom alltid ihåg att faxdokument är en affärsprocess. Tänk på följande grundläggande riktlinjer:

• Alltid inkludera en omslag, utan onödig information eller konstverk. Inkludera på kalkylbladet ditt namn och kontaktuppgifter, antal sidor (inklusive faxbladet), den avsedda mottagaren och annan relevant information. Kom ihåg att faxmottagaren kanske inte är den enda som ser dokumentet, så se till att faxfacket är professionellt.

• Efter att ha skickat ditt fax, gör ett uppföljningsanrop till mottagaren. Detta kräver inte en djupgående diskussion om vad faxet innehöll. Du bekräftar helt enkelt faxet har tagits emot. Det är lämpligt att i denna konversation låta personen veta att de är fria att ringa dig med några uppföljningsfrågor till de faxade materialen till deras bekvämlighet.

• Använd diskretion när du faxar känslig eller konfidentiell information. Om du skickar information av personlig karaktär, ring vidare för att låta individen veta att du skickar faxet i förväg. Ett sätt att undvika denna typ av problem är att använda en online-faxtjänst. Dessa tjänster skickas direkt till en persondator.

• Var försiktig med att skicka oönskade material. Alla som arbetar på ett kontor vet hur irriterande dessa annonser för billigare sjukförsäkring och rabatterade resor till Hawaii kan vara. Om du skickar oönskade fax till dina kunder, gör det bara vid det sällsynta tillfället när det är motiverat. Om du får en förfrågan från en mottagare som ber om att inte ta emot sådana fax, respektera deras önskemål och ta bort dem från din lista.

Återta fax

Som med att skicka fax finns det etikettregler kring mottagande av fax också:

• Respektera sekretess för konfidentiella fax mottagna. Dela inte personliga uppgifter med dina medarbetare som endast var avsedda för visning.

• Lämna inte känsliga fax som ligger där andra kan se dem. Behandla fax som du skulle ha något annat konfidentiellt pappersarbete.

• Om du får ett fax felaktigt, låt avsändaren veta genom att ringa dem. Vanligtvis begärs att du förstör alla fax som mottas felaktigt.