Att skriva ett företagsbrev till någon du inte vet är oftast inte svårare än att skriva ett brev till någon du redan känner till. Brevets format bör emellertid fortfarande vara professionellt och följa riktiga standarder för kommunikationsetikett i affärer. Innan du börjar med ett företagsbrev, se till att du vet hur du stavar mottagarens namn korrekt och har personens korrekta namn och företagsadress.
Börja brevet med en riktig företagsintroduktion för en okänd person, som "Kära Herr Smith" eller "Kära Ms Johnson", med personens egna efternamn. Om brevet är adresserat till en kvinna vars civilstånd är okänd, använd prefixet "Ms." Avsluta introduktionen med ett kolon istället för ett komma om brevet är mer formellt.
Introducera dig själv till mottagaren eftersom du ännu inte har träffat. Förklara varför du skriver i första stycket i brevet.Förmedla i professionell röst syftet med din förfrågan och vad det är du ber om mottagaren.
Skriv brevet i ett företags lämpligt format. Använd stycken som skyllas åt vänster till sidan av sidan och undvik punktindryckningar. Inkludera ett enda utrymme efter varje stycke. Avsluta brevet med en företagsanpassad signatur, t.ex. "Med vänliga hälsningar" eller "Vänliga hälsningar".
Använd en professionell och objektiv röst i brevets kropp. Förbliv obefintlig och vänlig samtidigt som du överför respekt. Inkludera tack för hans tid.
