En kontrolllista för ISO 9001 är ett verktyg, en av många i revisors verktygslåda, som används för att bedöma en organisations kvalitetsledningssystem. Tänk på en analogi som jämför QMS med en snickars plan och revisoren till en byggnadsinspektör. Målet är att bedöma det arbete som görs i jämförelse med hur ritningen säger att den ska göras och även i jämförelse med byggkoderna - eller i detta fall ISO 9001-kraven. Checklistor ska utformas för att hjälpa till med bedömningen, för att inte lägga till byråkrati.
Dokumentation granskning
En checklista kan utformas för att utföra en dokumentationsbedömning. Efter att ha bekräftat att organisationens dokumentkontrollförfarande som skrivet uppfyller kraven i ISO 9001, utforma checklistan genom att dra specifika artiklar från det förfarandet. Fokusera på frågor om dokumentkontroll själv, med endast en eller två frågor som uppfyller de krav på ISO 9001 som är specifika för processen som granskas. Det räcker att fråga: "Vilken ISO 9001-klausul (er) gäller Process ABC?" och "Uppfyller Process ABC dessa krav?" Det är inte nödvändigt att skriva om hela standarden som frågor på checklistor.
Ledningsansvar och engagemang
En checklista kan utformas speciellt för en ledningsrevision. Checklistan kan identifiera varje klausul som anger ett krav som ett direkt ansvar för toppledningen och andra relevanta saker, såsom personal och infrastrukturplanering. Denna checklista kan användas initialt under en förvaltningsintervju och sedan slutförd genom granskningens gång, eftersom bevis utvärderas över hela organisationen.
Utbildning och kompetens
En checklista kan uppmana revisorerna att komma ihåg universellt tillämpliga krav, såsom utbildning och kompetens. När man följer ett revisionsspår som täcker andra klausuler, kan dessa krav ibland förbises och kräva uppföljningsverksamhet innan revisionen kan stängas. En checklista kan hjälpa till att se till att revisorer letar efter bevis för att anställda är kompetenta för de jobb de utför baserat på utbildning, utbildning, kompetens och erfarenhet. Lika viktigt är att bekräfta att handlingsplaner utvecklas och genomförs för att säkerställa att medarbetarna når de kompetensnivåer som behövs.
Outsourced Processes
Checklist-objekt ska omfatta outsourcade processer. Detta kan kombineras med de universellt tillämpliga kraven som nämns ovan. Ordet "out of sight, out of mind" kan leda till att både revisorer och revisorer glömmer att lagring för program A, B och C fortfarande är gjort på plats, men för Program X är denna funktion nu utförd av en tredjeparts logistikleverantör. ISO 9001 kräver specifikt att outsourcade processer ska styras för att säkerställa att de uppfyller organisationens egna QMS-krav.
Övervakning och mätning
Checklistor bör adressera mätprocessens effektivitet och övervakningstrender för att bedöma QMS: s förmåga. Åtgärder kan innehålla komplexa statistiska processkontrolldata eller kan vara lika enkelt som antalet intern- eller externa kundklagomål. Checklistor ska göra det möjligt för revisorerna att identifiera vilka mätvärden som finns och vilka trender dessa mätvärden har uppvisat sedan den tidigare revisionen. Checklistor bör också påminna revisorerna för att leta efter bevis på åtgärder som vidtas för att korrigera negativa trender.
Lägg till värde
Revisionschecklistor bör lägga till värde snarare än att existera för att bara uppfylla ett krav på internrevision. Det är viktigare för en revisor att följa ett revisionsspår som presenterar sig under revisionen än att följa en checklista. Oerfarna revisorer kan förlora syn på sådana spår när de förlitar sig för mycket på checklistorna.
