En förfrågningsansökan (RFP) är ett dokument där du uppmanar entreprenörer att bjuda på det arbete du vill utföra. Det skisserar uppgifterna om uppgifter, kvalifikationer som krävs, kontraktsvillkor, inlämningsfrist och instruktioner om hur man svarar. Du skickar vanligtvis en avsiktsförklaring några veckor före det faktiska svarförslaget till RFP. Detta ger RFP-emittenten en uppfattning om hur många svar som förväntas. Även om du kan hitta kvalitets RFP och intentionsmallar online, är det klokt att först utforska exempel på hur du ska svara och vad du ska inkludera eller lämna ut.
Dechiffrera detaljerna
Innan du svarar på en RFP, läs den noggrant. I slutändan bör ditt svarförslag innehålla detaljer om hur du ska producera resultat som uppfyller kraven. Var försiktig om RFP-kraven inte tydligt anger önskade funktioner eller är tvetydiga på något sätt. Du vill inte hitta dig själv brist på att uppfylla kraven i slutet av projektet. Leta efter mätvärden som definierar hur din överensstämmelse kommer att mätas. Bedöm böterna för bristande överensstämmelse och väga risken. Förstå hur ett eventuellt resulterande kontrakt skulle dokumenteras, övervakas och lyckas upprätthålla avtalet. Om emittenten är öppen för frågor, kontakta dem för att lösa allt som är vagt. Då kan du skicka din avsiktsförklaring med tillförsikt.
Grundläggande exempel och översikt över en RFP-avsiktsförklaring
När du väl har beslutat att svara, skicka omedelbart en RFP-avsiktsförklaring till det företag som utfärdar RFP som anger att du planerar att lägga fram ett förslag. Detta garanterar att du får några uppdateringar eller ändringar i original RFP. Reagera inte med ett handskriven brev eller använd e-post om det inte uttryckligen anges att du gör det. Börja med ditt brev genom att ange varför du är intresserad. Bekräfta tidsfristen. Inkludera din kontaktinformation. Som ett exempel på kroppen i ditt brev kan det vara så enkelt som:
"Vi skulle vilja ange vårt intresse för referensförfrågan (RFP) och att bli underrättad om uppdateringar innan vi skickar in på det önskade datumet."
Du kan naturligtvis inkludera mer information. Undvik att fråga klargöra frågor, vilket kan göra din avsikt tvetydig.
Vad är det för en tid att förhandla?
Prisförhandlingar börjar vanligtvis senare, till exempel i det ursprungliga budet, om du gör listan. Du kan dock välja att inkludera ett stycke eller två i avsiktsförklaringen och redogöra för projektets finansieringsbehov. Men var medveten om att det kan påverka din chans att få ett kontrakt att ta upp ekonomiska frågor för tidigt i processen.
Skicka det säkert
Du vill se till att ditt brev kommer fram skicka det via certifierat brev så att du får kvitto med leveransrekord. (Den här posttjänsten erbjuder denna tjänst till en låg avgift, se deras hemsida för aktuell prissättning.) Du kan också spåra leveransinformation online. Du bör då vara redo att skriva ditt faktiska förslag för att definiera avtalsrättsliga rättigheter och skyldigheter.
