Många organisationer har problem, och att skriva ett meddelande om att lösa ett problem bör du följa specifika steg.. Innan du kan skriva ett memo behöver du all information om problemet och de berörda personerna. Ibland löser ett problem en fråga om att förbättra kommunikationen.
Bestäm eller definiera problemet är. Ditt memo ska börja med ett problemformulär. Detta är en snabb sammanfattning av vad problemet är. Se till att du sätter denna information i enklaste termer så att alla inblandade kommer att förstå problemet.
Ta reda på eventuella orsaker till problemet. Din handlingsplan kan vara inriktad på att eliminera orsakerna.
Skriv ut vem och vad som påverkas av problemet. Lista alla berörda personer och avdelningar och förklara hur. Till exempel kommer ett otillräckligt datorsystem att påverka kundserviceavdelningen eftersom det inte kommer att kunna ringa så snabbt. Detta kan minska lönsamheten för ett företag eftersom dålig kundservice kan leda till en marknadsförlust.
Gör en lista över möjliga lösningar på problemet. En lösning kan vara en fullständig uppgradering till datorsystemet. En annan möjlig lösning är att anställa fler kundservicerepresentanter för att hantera överskottet av samtal på grund av ett dåligt system. Skriv ner så många lösningar på problemet som du kan komma med.
Rekommendera den bästa lösningen. Förklara varför den metod du valde är bäst. Bestäm vem som ska hjälpa till att genomföra det. Din rekommendation bör innehålla de kostnader som uppstår. Se till att lösningen har starttid och sluttid. Beskriv de personer eller avdelningar som ska delta i lösningen.
