Eftersom ditt lilla företag står på uppgången, befinner du dig inte bara i att svika i lika stora ansvarsområden och tillfredsställelse. du kommer att hitta dig själv med en massa jargon. Bland de minst roliga lingo är det slag som rör företagskostnader - du vet, villkor som kapitalutgifter, märkbara tillgångar, avskrivningar, säkerställd skuld och skuldfinansiering.
När någon slingrande affärsjargon säger "kontantutbetalning", menar innebörden till enkelt kontantutflöde. I de flesta fall - om du vill göra ditt liv enklare - kan du till och med bara kalla det en betalning, men den exakta definitionen blir lite mer specifik än den.
Vad är just kontantutbetalning?
Så vi vet att kontantutbetalning är kontantutflöde eller betalning av pengar. Men vad kan det här utflödet täcka?
Kontantutbetalningar går ofta mot driftskostnader, varor och tjänster som är nödvändiga för verksamheten och de konton du betalar för att utföra normal affärsverksamhet, men de kan också betala ränta på lån. På samma sätt kan de ha formen av utdelning eller fördelning av vinst till aktieägarna. Det är brett slag, men i ett litet företag är det dags för några av de vanligaste typerna av kontanta utbetalningar små utgifter och till och med återbetalningar till kunder gjorda direkt från kassan.
Även om det låter som en oxymoron som gav sig själva termen, behöver kontantutbetalningar inte ske i form av kontanter. En kontant utbetalning kan också betalas ut i plast, checkar eller elektroniska fondöverföringar.
Cash Dispursement Process
Typiskt använder företagen ett konto för betalningssystem (inklusive de olika typerna av leverantörsspecifik programvara som ofta är anställda av småföretag) för att eliminera kontantutbetalningar. På samma sätt kan ditt företags lönesystem göra kontantutbetalningar. Vissa företag kan outsourca kontantutbetalningsprocessen till sin bank.
På motsatta änden av spektret kan kontantutbetalningar helt enkelt utbetalas via småkassor från en hand till en annan. Små pengar används vanligen av anställda för att göra små affärsrelaterade inköp som mindre kontorsmateriel, lunch med en klient eller en Lyft-tur till arbetsplatsen. Det här är de typer av mindre inköp som inte kräver att du gör en check eller gör en elektronisk överföring av pengar.
Skydda dig själv med kontrollprocedurer
Medan kontanterna är lika lätta att man släpper lite pengar till en anställdes hand, behöver de kontrollprocedurer precis som att betala kontant via check eller banköverföring. Termen "kontrollprocedurer" kan vara lite skrämmande, men i det här fallet betyder det bara att du ska registrera företagets kontanta utbetalningar konkret, hålla register via en fysisk utbetalningsjournal eller digital bokföringsprogramvara (eller båda). Detta ger dig en pappersspår och hjälper till att säkra ditt företags bokföringsdata, kommer skatteäsongen, samtidigt som du hjälper dig att spåra budgetåret året runt.
För småpengar, se till att mottagarna får ett kvitto för eventuella företagsinköp som görs och behåll det kvittot på fil vid sidan av en liten kontanterkupong som anger spenderens namn och en beskrivning av inköpet. I allmänhet, vare sig det lämnas in digitalt eller i ett gammalt skola analogt sätt, ska varje kontantutbetalning ske tillsammans med en rapport, inklusive information som typ av utgifter, datum, belopp, betalningsmottagare, betalningsform och ett notat som beskriver andra relevanta detaljer. Om du betalat ut en kontant utbetalning som utdelningsbetalning, registrera den i din tidning eller programvara som en minskning av företagets eget kapital. Likaså bör kassautbetalningar som gjorts från kassan redovisas som en minskning av försäljningen.
Det är bäst att hålla kontanter för utbetalning av pengar i sju år för att maximera ditt skydd vid en skattrevision. Visst kan det hända att det tar lite kontorsutrymme (eller hårddiskutrymme eller molnlagring), men det är mer än värt sin vikt i sinnesro.
