Kontantutbetalningar är hur en organisation, som ett företag eller en offentlig myndighet, styr sin användning av medel. Utbetalningar görs till olika delar av verksamheten eller olika konton som ställs in för ersättningar till anställda och andra användningsområden. Organisationer utvecklar interna kontroller, eller själv skapade regler och regler, för att betala pengar på detta sätt. Sådana interna kontroller krävs vanligtvis för organisationen att fungera, men de kommer med inneboende svagheter som organisationens ledare bör notera.
Felaktiga kontroller
Interna kontroller skapas och beslutas av verksamheten, vanligtvis av en styrelse för ett bolag men av ledare i alla typer av organisationer. Dessa beslut är inte alltid lämpliga. Kontroller kan vara för lösa i vissa områden, vilket orsakar säkerhetsproblem och alltför strikt i andra, vilket leder till tidskrävande och olämpliga finansieringsförseningar. Detta är en anledning till att organisationer kan besluta att granska specifikt för interna kontroller, för att få en yttre åsikt.
Saknade kontroller och specifika omständigheter
Om interna kontroller inte regleras av en extern myndighet, finns det också en risk för att vissa nödvändiga kontroller kan hoppas över. Till exempel kan en organisation ha detaljerade kontroller för kontanta utbetalningar för normala affärsprojekt, men kan vara förlust när det gäller utbetalningar för ett nytt bidragsprogram helt enkelt för att regler inte har skapats för den omständigheten. Sådana blinda fläckar kan leda till framtida problem med otillräckliga kontroller.
Ansvarighet
Ansvar betecknar säkerheten för de interna kontrollerna och deras förmåga att motstå missförhållanden och missbruk. Vid hantering av stora kontantutbetalningar är förskingring och andra typer av stöld eller bedrägerier möjligheter. Interna kontroller som har felaktiga spårningssystem (t.ex. avsaknad av inloggningar till systemet) eller andra problem har dåliga ansvarsförmåga. De skapar luckor som kan få ett företag att förlora pengar genom skrupelfri beteende.
Kontinuerliga anpassningsfrågor
Kontantutbetalningar görs sällan på samma sätt för hela organisationens liv. System och processer för godkännande förändras med organisationens form och med utvecklingen av ny teknik. Säkerhetsåtgärder kan ändra de kanaler genom vilka pengar flyttas. Nya regeringsförordningar kan lägga till fler steg. Men interna kontroller kanske inte förändras så snabbt, vilket innebär att en organisation släpar efter sig när den försöker uppfylla de nya kraven med föråldrade strategier.
