Det finns många upphandlingsförfaranden och processer, men det finns vissa förfaranden som bör vara gemensamma för alla upphandlingsavdelningar. Dessa inkluderar leverantörsval, begäran om information, anbudsinfordran, anbudsutvärdering, tilldelning av kontrakt och inspektion..
Leverantörsval
Organisationer har i allmänhet en föredragen lista över godkända leverantörer som underhålls av upphandlingsavdelningen. Dessa är företag som har genomgått en urvalsprocess och befunnits bäst tillgodose behoven hos ett företag.
Begär information
När det är ett krav att köpa varor som de nuvarande föredragna leverantörerna inte kan källa, kommer ett företag normalt att undersöka marknaden. Kravet kommer att skickas till utvalda leverantörer som kommer att bli ombedd för ett bud. För ansökningar om lågt värde skickas en informell begäran om information eller en offertförfrågan till identifierade leverantörer. För högre värden kommer en fullständig anbudsförfarande att följas. Detta kan ofta ta upp till sex månader från identifieringen av behovet av den slutliga upphandlingen.
Tender Returns
Leverantörer uppmanas vanligtvis att returnera sina anbud till en namngiven officer vid en viss tid och datum. Bud kan innehålla en beskrivning av den tjänst eller varor som leverantören erbjuder, den föreslagna kostnaden för att utföra det nödvändiga arbetet eller tillhandahålla nödvändiga leveranser, företags finansiella information och eventuella frågor som köparorganisationen har bett om den potentiella leverantören.
Tender utvärdering
När anbuden / anbuden återlämnas har en inköpsorganisation vanligtvis en viss tid för att utvärdera avkastningen, fatta ett kontraktsbeslut och informera både framgångsrika och misslyckade leverantörer. Innan sändningshandlingar skickas ut, kommer en köparorganisation att utveckla ett poängkriterium mot vilket kandidater kommer att märkas och betygas. Överväganden som pris och kvalitet är vanliga poängkriterier.
Kontraktspris
När anbuden har utvärderats och skett, kommer leverantören att anmälas med godkännande eller avslag. Framgångsrika leverantörer anmäls också skriftligen. Det är upphandlande bästa praxis att erbjuda misslyckade leverantörer chansen till en debriefing. Detta gör det möjligt för dem att ta reda på varför deras bud inte valdes och för att bättre förstå framtida anbud.
Avtalets slutsats
När tjänsten / leveransen har levererats kommer inköpsorganisationen att kontrollera att kvalitet, kvantitet och specifikation har uppfyllts. Vid denna tidpunkt kommer organisationen att utfärda betalning. I många fall är det vanlig praxis att ha ett möte efter inköpsavtal mellan inköpsorganisationen och leverantörsorganisationen. Det ger en chans för varje sida att erbjuda feedback och utveckla ett post mortem-dokument för framtida uppdragsverksamhet.
