Projektupphandling är att köpa eller sälja produkter eller tjänster för att utföra olika arbeten enligt definitionen i projektdokumenten. Det finns flera steg för att säkerställa att detta är korrekt. Enligt de globalt erkända standarder som fastställs av Project Management Institute (PMI) i boken "En guide till Project Management Body of Knowledge" (PMBOK) finns det sex processgrupper som är direkt relaterade till Procurement Management. Dessa processgrupper omfattar alla aspekter av ett kontrakt från att samla in information till kontraktsavslut.
Plan Procurements
Procurements processen sker i planeringsfasen av ett projekt. I denna process arbetar PM med teamet för att planera vad som ska köpas och / eller förvärvas. De verktyg och tekniker som används är en make-or-buy-analys, expertbedömning och kontraktstyper. Målet är att bli så utbildad som möjligt i alla möjligheter. När denna process har slutförts kan PM-laget börja begränsa nyckelfakta.
Planera avtalet
Planera avtalet kan definieras som att använda informationen från Plan Procurements-fasen för att begränsa informationen och identifiera potentiella säljare. Detta händer i projektets genomförandefas. De verktyg och tekniker som används under denna process är standardformer och expertbedömning.
Begär säljaren svar
Administrera anbud sker i projektets genomförandefas. PM-laget har etablerat en tydlig bild av vad som krävs för att göra projektet. Laget samlar och recensioner erbjuder, bud och förslag för att fatta ett välgrundat beslut. De verktyg och tekniker som används under denna process innefattar budgivarkonferenser, annonsering och en kvalificerad säljarelista.
Välj Säljare
När laget bestämmer väljer de säljare och börjar kontraktsförhandlingar. Det finns flera verktyg och tekniker för denna process. De innefattar ett vägningssystem, oberoende uppskattningar, ett screeningssystem, kontraktsförhandlingar, ett säljaren betygssystem, expertbedömning och förslagsutvärderingsteknik. Dessa verktyg och tekniker hjälper laget att väga alla faktorer och fatta ett välgrundat beslut.
Kontraktsförvaltning
Förvaltningen av kontraktet sker under projektets övervaknings- och kontrollfas. Det är här jobbet blir gjort. PM: s huvuduppgift är att hantera förhållandet mellan köparen och säljaren och se till att kontraktsförpliktelserna och villkoren uppfylls. De verktyg och tekniker som används under denna process är ett system för kontroll av kontraktsändringar, köparledda prestationsbedömningar, inspektioner och revisioner, prestationsrapportering, ett betalningssystem, en fordomsadministration, ett registerhanteringssystem och informationsteknik.
Kontraktstängning
Kontraktslukningsprocessen händer i projektets slutfas. Arbetet har gjorts och nu kommer laget stänga alla öppna frågor samt granska kontraktet för att se till att alla villkor är uppfyllda och att eventuella ändringar som begärts under projektet avslutades och speglar ändringar av kontraktet. PM kommer att använda två verktyg och tekniker för denna process, upphandlingskontroller och ett system för rekordhantering. Att hålla reda på de lärdomar som lärs ut kommer att hjälpa framtida projekt.
