Allmänhetens uppfattning om ett företag eller en byrå kan påverkas avsevärt av sin externa kommunikation, medan arbetstagarnas tillfredsställelse delvis beror på sin interna kommunikation. Utarbetandet av ett effektivt meddelande- eller kommunikationskampanj börjar med en undersökning av flera faktorer.
Besvara huvudfrågan
I en värld där människor är deluged med tusentals meddelanden varje dag, är deras primära fråga ofta "Varför ska jag bry mig?" Eller "Vad är det för mig?" Effektiv kommunikation gör det här svaret klart för läsaren eller lyssnaren. Fråga dig själv vilken information som är viktigast för dig om du var medlem i publiken och se till att dina material levererar dessa uppgifter. Påpeka fördelarna i början av ditt meddelande eller material innan du lägger till mindre viktig information.
Förenkling
Att hålla din kommunikation rakt ökar sannolikheten för att den blir effektiv. Syfte en läsnivå för läsning i lägst 6: e till 8: e för skriftligt material. Undvik att använda akronymer, regleringsvillkor eller jargong. Ta bort ord om en genomsnittlig person du slutade på gatan inte skulle känna till deras mening. När du förbereder skrivna material håller du meningarna kort och bryter upp kopior med rubriker och grafik. En sida full av text är inte tilltalande för potentiella läsare.
metoder
Gör information tillgänglig för kunder och anställda genom olika format. Nyhetsmeddelanden, textmeddelanden och e-postmeddelanden kan användas för att kommunicera brådskande information, medan nyhetsbrev kan vara ett lämpligt val för innehåll som är mindre tidskänsligt. En webbplats är avgörande för kommunikation med externa publikgrupper, och ett välorganiserat intranät som visar nyhetsinnehåll och praktiska resurser kan vara till stor hjälp för anställda. Genom att presentera videopresentationer kan du vädja till visuella elever och erbjuda nya perspektiv eller detaljer. Att hålla möten med anställda eller allmänheten erbjuder ansikte mot ansikte interaktion som kan skapa trovärdighet och göra publiken uppskattad.
aktualitet
Information som dina kunder behöver veta bör kommuniceras så fort som möjligt. När din publik lär dig information från media istället för direkt från din organisation kan det finnas en uppfattning om att du tänkte dölja informationen eller att du inte riktigt bryr dig om din publik. Centers for Disease Control noterar i sin handbok om kriskommunikation att två av de allvarligaste misstag som en organisation kan göra när de kommunicerar med intressenter tillhandahåller information som är för liten och för sent eller kommer överens som arrogant och inte värderar intressenterna. Dessa tankar summeras i en byrås slogan: "Var först. Ha rätt. Var trovärdig."
Transparens och frekvens
Medarbetare och allmänheten är ofta misstänksamma för företag och myndigheter, men du kan bygga förtroende genom att öka öppenheten i dina meddelanden. Chefer bör vara kommande med dåliga nyheter och vara villiga att uttrycka ånger de känner för svåra omständigheter. Att dela resonemanget bakom svåra beslut kan också skapa förståelse.
"När du avslöjar skadlig information du inte behövde avslöja, ger du ett rykte om insyn," säger Peter Sandmann, en riskkommunikationsexpert och företagsrådgivare. "Folk börjar märka att när du gör något fel, säger du det; Det följer att när du inte säger så gjorde du inte något fel."
Kunder och anställda bör inte bara höra från dig när nyheterna är dåliga.Ett månatligt nyhetsbrev eller kvartalsvisa möten kan hålla medarbetarna informerade om företagets verksamhet, medan artiklar på företagets hemsida och inloggade e-postmeddelanden håller kunderna i loop.
