Föreställ dig en arbetsmiljö där du inte hade någon vägledning om hur du kommunicerar effektivt med dina kollegor och ingen politik om vad du ska säga till omvärlden. Det verkar inte som att verksamheten skulle bli mycket framgångsrik, gör det? Det sätt på vilket en organisation kommunicerar med dem inom den och de utanför den är integrerad i dess framgång. Kommunikationspolicyer och riktlinjer hjälper medarbetare att dela med sig av information för att göra sina jobb effektivt och stödja organisationens image externt.
Rollen av intern kommunikation
Intern kommunikation sker när en verksamhet delar information inom sig till sin personal. Företag kan internt kommunicera skriftligen via e-post och memorandum eller muntligt på möten och konferenser. Huvudsyftet med intern kommunikation är att identifiera och dela företagets mål. Det är viktigt för medarbetarna att veta vad de arbetar mot. Mål kan vara företagsövergripande, avdelningar eller enskilda. Oavsett att veta vad deras syfte är på jobbet hjälper medarbetarna att hålla sig på rätt spår.
Att skapa en bättre arbetsmiljö är en annan anledning till att intern kommunikation är så viktig. Genom att kommunicera inom företaget om organisatoriska förändringar, försäljningsnummer och personalfrågor kan företag skapa transparenta och effektiva arbetsmiljöer där anställda trivs. Det bidrar till att minska omsättningsgraden, locka till ny talang och öka medarbetarnas tillfredsställelse. Företag kan också stoppa företags rykten innan de börjar genom att se till att de kommunicerar öppet och rutinmässigt med sina anställda.
Intern kommunikation hjälper företag att hålla sig på varumärket och hålla kontroll över meddelandet. Genom att ha ett starkt varumärkeslöfte som kommuniceras internt har medarbetarna bättre hand om att prata med kunder och andra externa parter. Med kommunikation som leder till tydliga mål och välutbildad personal har företagen en bättre chans att se till att kundernas interaktioner är positiva.
Syfte med extern kommunikation
Extern kommunikation sker när ett företag utbyter information med kunder, utsikter, partners, leverantörer, investerare och andra intressenter utanför företaget. Det är integrerat att organisationen genomför policyer som styr anställda om vilken typ av information som ska delas utanför företaget, vem ska dela med sig och hur man delar det.
Har riktlinjer för vilken typ av information som ska delas med vilket parti som är viktigt, så att viss information inte hamnar i fela händer eller skapar problem för företaget. Till exempel, om ett företag utvecklar en ny produkt som kommer att revolutionera marknaden är det kritiskt att inte dela specifika detaljer om den produkten med konkurrenter innan den släpps. Företaget kan dock vilja berätta för sina värderade kunder, investerare och partners om produkten innan någon annan.
Att kontrollera negativ information om företaget är en av anledningarna till att effektiv extern kommunikation är så viktig. Genom att ha en strategi på plats kan organisationer nå ut till externa intressenter och diskutera de aktuella frågorna. Om ett företag hanterar en PR-katastrof, till exempel, har en plan att tala med media och kunderna är en viktig del i hanteringen av situationen.
Säkerställa ett enhetligt meddelande internt och externt
För att ett företag ska lyckas måste intern och extern kommunikation arbeta tillsammans för att möta bolagets mål. Om företaget till exempel delar motstridiga uppgifter med sina anställda och dess investerare, kan de behöva hantera flera olyckliga och omotiverade intressenter, vilket kan leda till större problem.
Företagen måste titta på både den interna och den externa publiken tillsammans för att ha en gemensam kommunikationspolitik. Om ett företag exempelvis utvecklar ett varumärkesmeddelande är det viktigt att skapa samtalspunkter för både intern och extern användning tillsammans. På så sätt kan företaget utveckla meddelanden som vädjar till sina medarbetare och motiverar dem att göra sina jobb, förutom information som lockar sina kunder och partners. Om meddelandet har utvecklats separat kan det finnas motstridiga idéer eller olika termer som förvirrar både internt och externt.
