Anställda som betalar för godkända företagskostnader från egna medel kan i allmänhet förvänta sig ersättning från sina arbetsgivare. För att underlätta sådan ersättning och garantera att kostnaderna är noggrant bokförda i bolagets huvudbok förväntas de anställda lämna en detaljerad rapport om alla sådana utgifter som inte är avsedda för pocket.
Föremål du behöver
-
Dator
-
Datorskrivare
-
(valfritt) Företagskostnadsrapportmall
Om ditt företag tillhandahåller en kostnadsrapportmall, få tillgång till det och följ anvisningarna.
Om inte, samla dina kvitton tillsammans, och placera dem i kronologisk ordning. Ange också alla utgifter för vilka du inte har kvitton, till exempel bilkörning och tillbudsfall som tidningar och förfriskningar som köpts från hotellautomater.
Om du skapar din egen rapport utan en mall som tillhandahålls av företag använder du ett datarkalkylblad. Skapa en mall och kopiera den till ett nytt arbetsblad för varje ny rapport som du förbereder. Varje bladhuvud bör notera ditt namn, avdelningsnamn och kod och den period som rapporten omfattar. Nedanför denna information ska din mall ha minst fem kolumner, med rubriken Datum, betalningsmottagare, syfte eller beskrivning och belopp. Beroende på ditt företags policy kan du behöva lägga till ytterligare kolumner för sådan information som bokföringskoder, mötesdeltagare och så vidare.
Ange dina utgifter på ditt ark i datumordning med dina kvitton och lista som källor. Förbered en rapport per period - antingen veckovis, bi månadsvis, månadsvis eller annars, vanligtvis anges i ditt företags policy. Om du har flera kvitton för en enda dag, hjälper det att gruppera dem efter typ av kostnad, som måltidsutgifter och parkeringskostnader.
Om du får ett schablonbelopp för något ändamål, ange det på egen rad längst ner i rapporten, efter de kvitto kostnaderna.
Om du är ersatt för körsträcka som du lägger på ditt personliga fordon, bör du hålla en billogg och överföra körsträckan till din kostnadsrapport varje dag eller vecka, i enlighet med företagets policy. Ange körsträcka på egen rad som en separat kostnadspost. Skriv in orden "Personlig automatisk kilometer" i kolumnen Betalningsmottagare, mil och mils i kolumnen Beskrivning (dvs. "275 miles @ 58 cents / mile") och det belopp som ska återbetalas i kolumnen Mängd. Observera att varje arbetsgivare har egen körsträcka.
När alla kostnader är angivna, summa dem som sista objektet i kolumnvolymen. Om du fått ett kontantskott för att täcka utgifter, dras det beloppet av dina totala kostnader. Det här beloppet ska återbetalas till dig.
Olika arbetsgivare har olika policyer om hur man skickar in kvitton. Din kanske kräver att du skickar in ursprungliga kvitton, eller att du skickar skanningar eller fotokopior. Du kan behöva hänvisa till dem så det är lättare för den person som hanterar din ersättning för att matcha kostnaderna med kvitto. Om du skickar ett krav på körsträcka, bör du också skicka in en kopia av din automatisk logg för perioden.
Skicka in din kostnadsrapport i formuläret och följt av kvitton, i enlighet med din arbetsgivares policy. Skicka endast kalkylbladet med den aktuella veckans utgifter, inte hela kalkylarkfilen med blankmallen och många veckors utgifter.
tips
-
När det är möjligt betalar du ersättningskostnader med ett kreditkort som du endast använder för sådana utgifter. Detta bör hjälpa dig att hålla reda på återbetalningsbara företagskostnader och förena betalningen.
Undvik att komma i kontakt med affärs- och personalkostnader på samma kvitto.
Dubbelkontrollera alla rapporter och matchningsintäkter mot de belopp som hävdats på rapporten. Många misstag uppstår när människor rusar genom uppgiften överför fel belopp från kvittot till kostnadsrapporten.
Kontrollera alltid med din arbetsgivares HR-, löne- eller bokföringsavdelning för att få utgifter som återbetalas exakt och i tid.
Varning
Ljug aldrig om kostnader. Detta stjäl från företaget och kan leda till negativa konsekvenser som uppsägning eller straffrättsligt åtal.
Kontrollera med din arbetsgivare om eventuella begränsningar för vad du kan få ersättning för. Inte varje måltid kan vara bekostnad, och du kanske inte kan bekosta saker som alkohol, drycleaning eller betjänad parkering. Din arbetsgivare bör ha riktlinjer i vad som är och är inte ersättningsbart.
Betala endast för dina egna godkända företagskostnader - betalar inte andra människors utgifter om du inte har befogenhet att göra det. Undvik också att betala utgifter för en annan anställd som får utgifter som återbetalas.
