En kostnadsrapport är en rapport som skickas till en kund eller arbetsgivare som beskriver de utgifter som en anställd eller entreprenör har betalat för att fullgöra en uppgift för kunden eller arbetsgivaren. Expense rapporter hålls också av företagare för skattemässiga ändamål.
Fungera
En kostnadsrapport redogör för kostnaderna för att utföra en viss verksamhet som vidarebefordras till den person, organisation eller företag på vars räkning verksamheten utfördes. Normalt anger en utgiftsrapport endast utgifter som förädlaren vill få ersättning för uppkomst. Kvitton och loggar tillhandahålls normalt till stöd för en kostnadsrapport för att verifiera att kostnaderna faktiskt uppstod.
Användande
En kostnadsrapport används ofta för att ersätta entreprenörer och anställda genom att se till att de har följt en intern bekostnadspolicy och med Internal Revenue Service regler om avdrag för företagskostnader. Utgiftsrapporterna behålls också för att ge bevis för IRS att vissa utgifter uppstod under affärsverksamheten.
De vanligaste utgifterna för vilka anställda återbetalas är resor, måltider och underhållskostnader.
Resekostnader
Flygbiljett, körsträcka på personbil, vägtullar, biluthyrningsavgifter, hotellrum, måltider som ätas på vägen, tips som betalas till hotelltjänstemän och avgifter för flygplatsparkering är alla exempel på de kostnader som många kunder eller arbetsgivare kommer att ersätta om en kostnadsrapport dokumenterar utgifterna tillhandahålls
Måltider och underhållskostnader
Att ta en potentiell kund ut till lunch eller fira en kampanj på en bar med en kollega är båda exempel på måltider och underhållskostnader som en kund eller en arbetsgivare kan ersätta när de lämnas med en kostnadsrapport. Innan ersättning kan arbetsgivaren eller kunden kräva kvitton som dokumenttips och andra serviceavgifter.
Kreditkortskostnadskonton
Många organisationer och företag kräver att anställda betalar affärsutgifter med hjälp av ett kreditkort utfärdat i anställdas namn. Arbetstagaren är ofta personligen ansvarig för att betala räkningen.
Organisationen eller bolaget kommer att få en kopia av räkningen och kommer att ersätta utgifter som återspeglas på denna kreditkortsräkning endast när stöddokument som kvitton, loggar och affärsrättsligt granskning lämnas i form av en kostnadsrapport.
Varning
Det är viktigt att förstå klientens / arbetsgivarens bekostnadspolitik eller förväntningar innan kostnader uppstår för vilka ersättning förväntas. Mycket få saker kan sura en kund-entreprenör eller anställningsförhållande snabbare än en oenighet över pengar.
Det är ofta en bra idé att behålla en kopia av kvitton som lämnas in med en kostnadsrapport, om dubbelt inlämnande krävs.
