Korrekt inspelning av mötesminuter är ett kritiskt steg som kan förbises. I vissa fall kan det vara ett lagligt krav att upprätthålla en protokoll för mötesminuter. Oavsett om det är ett lagligt krav eller inte, det är ett bra sätt att hålla alla fokuserade och på-punkt efter mötet och ger en historisk rekord över organisationens verksamhet.
Mötesagenda
Att ställa in en dagordning hjälper till att hålla mötet från att bli oorganiserat och låta dig skriva ett förskott för protokollet. Detta sparar tid och gör det enklare att fylla i ämnena på varje ämne som det diskuteras.
Preliminär information
Märk toppen av dokumentet "Mötesminuter för Datum". I övre högra hörnet listar du grundinformationen om mötet. Notera företagets namn, mötesdatum och plats och de gånger mötet startade och avslutades.
Vem deltog
Protokollet ska visa vem som deltog i mötet. Ange namn och titel för varje person. Om deltagare är från en annan organisation eller patchas i telefon, bör detta noteras. Observera också vem som tog mötesminuten, som vanligtvis är sekreterare för företag.
Diskussionsämnen
Håll diskussionsämnen enkla när du sammanställer protokollet. Citera inte vad varje person sa. Håll dig till en grundläggande beskrivning av ämnet och tydligt angivet vilket beslut eller resultat som uppnåddes. Det finns ingen anledning att vidareutveckla i protokollet.
Skriv protokoll omedelbart
Skriv mötesminuten omedelbart. Ju mer tid som passerar innan minuter skrivs, desto mer sannolikt kommer du att glömma något viktigt som inträffade. Vissa tycker det är bra att ha en bandspelare på under mötet för att få en rekord att kontrollera vid behov vid sammanställningen av protokollet. Fördela en kopia av mötesminuten till alla som deltog.
