Bokföringsuppdrag för daghem är inte helt annorlunda än bokhandlarens för någon annan tjänstebaserad verksamhet, men ansvaret är betydligt större. Eftersom dagkurser är skyldiga att ge totalt årsinkomst till barnens föräldrar i skattesyfte måste större försiktighet göras för att registrera transaktioner korrekt.
Skatterelaterade skyldigheter
På grund av den dagliga vårdens unika karaktär, speciellt med föräldrarna som drar ut det belopp de betalar för barnomsorg från sina skatter i slutet av året, måste bokföraren få de belopp som varje kund har betalat korrekt. Om daghemmet erbjuds före och efter skolvården måste en skiva behållas av alla belopp som betalats för just den tjänsten, och kvitton skickas.
Löneskyldigheter
När du fyller i lönepappersarbetet använder dagbokhållare bokföringsprogrammet eller skattetabellerna på IRS och statens webbplatser. Bokhållaren måste använda den elektroniska federala skattebetalarnas tjänst och för varje löneperiod slutföra en 941-betalning (det här är för företagets bidrag till socialförsäkring, Medicare och Federal Withholding tillsammans med medarbetarens bidrag också.) Bokhållaren använder sajten, www.eftps.com och går in i företagets EIN och PIN-nummer.
Kvartalsvis måste en daghembokhållare tillhandahålla ett formulär 941 och skicka det till IRS. Formuläret Form 941 kommer att vara totalt av alla 941 betalningar som gjorts varje löneperiod och måste undertecknas och skickas i varje kvartal. Bokhållaren måste också göra de beräknade betalningarna från bokföringsprogrammet och skicka in federala arbetslöshetskatten (FUTA) varje kvartal. Utöver dessa krav måste bokförare i kvartalet också fylla i formuläret för statens arbetslöshetsskatt. (SUTA).
Dagliga skyldigheter
En bokförare i en daghem måste hålla reda på alla kundfordringar för att säkerställa att alla kunder betalar i tid och alla konton betalningsbara för att säkerställa att byggnaden, verktyg och andra månatliga räkningar får betalt i tid. Varje månad måste bank- och kreditkortskonton förenas genom att jämföra bank- och kreditkortsutlåtanden med bokföringsprogramvaran och se till att bank- / kreditkortsavtalen överensstämmer med bokföringsprogrammet.
Avbrutna kontroller, kopior av fakturor från leverantörer och kvitton från utgifter lämnas in varje vecka för att säkerställa att alla exemplar är tillgängliga för inspektion och revision.
Juridiska krav
Bokhållaren kommer att slutföra en analys av intäkter per barn, med tanke på de juridiska förhållandena mellan barn till lärare. Kvoten kommer att variera i varje stat enligt statslagstiftningen. Bokhållaren måste använda denna information för att utforma en plan för att anställa fler lärare eller genomföra kostnadsanalys per klassrum.
Finansiella skyldigheter
Ytterligare uppgifter inkluderar att samla in alla checkar och kontanta betalningar, registrera dem som kundfordringar och fylla i insättningsblanketten för dagisägaren, som kommer att dubbelkontrollera alla summor, för att leverera till banken. Kvitton för betalningar som görs kommer att skrivas ut och ges till varje kund månadsvis.
Att skriva ut månadsrapporter, inklusive resultaträkningen, balansräkningen och ett kassaflödesprognos, upprätthåller rekord för likviditetsfonden och håller kvitton för att ersätta fonden för alla utbetalade kostnader är också en del av jobbet.
