Ett tekniskt förslag är en av de viktigaste uppgifterna i affärs- eller tekniskt skrivande. Ett välskrivet förslag kan säkra din organisation en ny försäljningsklient, ett stort projekt eller bevilja finansiering för forskning eller annan verksamhet. För många organisationer är effektiva tekniska förslag avgörande för deras fortsatta framgång.
Föremål du behöver
-
Förfrågningsförslag (RFP)
-
Ordbehandlingsprogram
Studera begäran om förslag, eller RFP, nära. Många organisationer skickar ut RFP när de vill ha förslag på en produkt eller tjänst. RFP innehåller riktlinjer för vad förslagen ska omfatta, samt när och till vilka de ska lämnas in. Ett bra förslag bör inte avvika från riktlinjerna i RFP. Tyvärr kan vissa RFP: er vara vaga och erbjuder lite vägledning. Det här är särskilt problematiskt när du försöker utveckla kostnadsuppskattningar i ditt förslag. Steg 4 kommer att erbjuda förslag på att hantera oklara RFP: er.
Planera ditt förslag innan du skriver det. Ofta kanske du inte vet mer om kunden eller finansieringskällan än vad som finns i RFP. Gör dina läxor och lär dig vad du kan om organisationen och dess beslutsfattare. Därefter spendera någon tid brainstorming om organisationens behov. Förslag som visar lite eller ingen förståelse för kundens behov är ofta resultatet av att skriva för tidigt utan att ta tid att tänka på klienten.
Utkast till ditt förslag. Variabler som projektets storlek och omfattning, liksom den potentiella kunden som kommer att få ditt förslag, bestämmer längden och formatet. I vissa situationer är ett kortare memo-liknande förslag lämpligt. Andra situationer, till exempel stora projekt eller bidragsförslag som skickas till stora organisationer, kommer att kräva längre förslag som skrivits som en formell teknisk rapport.
Inkludera i ditt förslag förslag ett schema för leveransbara varor eller uppgifter och en uppskattning av kostnaderna. Följ specifikationerna i RFP. Om RFP är oklart, finns det ett antal sätt att hantera detta. Ett förslag är att erbjuda din potentiella kund en uppsättning alternativ att välja mellan. Ett alternativ är att göra egna antaganden och ange dem i förslaget. För det tredje kan du kontakta den potentiella kunden och ställa många frågor. Många kunder kommer att uppskatta detta, eftersom det visar att du bryr dig om projektet.
Organisera förslaget på ett sådant sätt att läsarnas uppmärksamhet uppmärksammas och fokuseras på nyckelpunkterna. Börja med en abstrakt som sammanfattar ditt förslag. Expandera på detaljerna, inklusive kostnader, i huvuddelen av förslaget. Avsluta med en slutsats som betonar fördelarna med att välja ditt företag. Håll abstrakt, sammanfattningar och slutsatser kortfattat och så fria från teknisk jargong som möjligt så att de är tillgängliga för alla läsare, oavsett teknisk kunskap. Klipp ut tekniska detaljer i förslagets karosseri.
Redigera och formatera ditt förslag, se till att det är felaktigt och att dokumentet är lätt att läsa. Betona hur ditt projekt ska klara kundens behov. Överväg att förklara kvalifikationerna hos nyckelpersonal för det projekt du föreslår. Använd listor (antingen med punktpunkter eller siffror) för att markera viktiga punkter. Använd rubriker och underrubriker för att bryta upp stora textblock.
tips
-
Formatera ditt förslag med en "abstrakt, kropp, slutsats" eller ABC, tillvägagångssätt.
Fastställa behovet av vad som föreslås.
Var realistisk i dina kostnadsberäkningar och schema.
Fokusera uppmärksamhet i slutsatsen - det här är din chans att göra ett bestående intryck.
Se till att kostnadsinformation är lätt att hitta, eftersom läsare kommer att leta efter det.
