Google Docs är ett kraftfullt fildelningsverktyg som företag kan använda för att publicera arbetsscheman. Du kan uppnå detta genom att skapa schemat direkt i Google Dokument. När du regelbundet publicerar ett anställningsarbete schema, förhindrar du missförstånd som kan leda till att skift uppenbaras av anställda som inte inser att de var planerade att arbeta.
Använd fria arbetsschemanmallar
Google Docs upprätthåller ett stort bibliotek med gratis och färdiga mallar. För att komma åt en mall öppnar du ett nytt Google Docs-dokument och söker sedan mallar med orden "arbetsschema". De flesta anställdas arbetsscheman använder veckovisa format eftersom arbetsgivare publicerar veckovis. Om ingen mall uppfyller schemat behöver du skapa ett anpassat schema i ett annat program.
Skapa ett anpassat schema
Som Google Dokument har Google Plattor mallar som chefer kan anpassa. Hitta dessa i Ark under Mall Galleri-menyn. Välj helt enkelt Schema från listan och anpassa sedan fälten genom att ersätta malldata med schemaläggningsdatum och anställningsnamn. Ta bort eventuella rader och kolumner.
Skapa ett schema från början genom att öppna en ny fil. Klicka på Starta ett nytt kalkylblad på huvudsidan och använd rubriken till titeln dokumentet som "Weekly Schedule" eller annat önskat namn. Använd första raden för att ange vilka datum schemat omfattar.
Skapa sedan ett diagram där de horisontella kolumnrubrikerna listar veckodagen och raderna listar skifttiderna. Infoga anställningsnamn i motsvarande växlingsfält. Spara filen till Google Dokument under ett lämpligt filnamn.
Hantera anställningsbehörigheter
Arbetsgivare vill att anställda ska läsa schemat och kanske ladda ner en fil för att spara på persondatorer eller enheter. Anställda får dock inte ändra tidtabellen. Som standard tillåter Google Docs anställda att läsa och ladda ner filer som delas med dem.
Dela filer genom att klicka på ikonen med en persons siluett och plustecken som representerar "Dela". Ange e-postadresserna till de anställda som du vill dela filen med. Kontrollera behörigheterna innan du skickar e-postlänken för att säkerställa att dokumentet är skrivskyddat.
För behörigheter, välj "kan visa" istället för "kan redigera" och välj sedan Dela knappen för att publicera schemat för anställda. Medarbetarna får ett mail som meddelar dem att ett nytt schema har publicerats. E-postmeddelandet innehåller en länk till schemat.
Ange regelbundna scheman
Att hålla en schema i schemat gör det enklare att planera varje vecka. Ange en vanlig dag och tid för att publicera schemat och dela det med alla anställda via e-post samtidigt.
Namn schemat filer på ett lätt att hitta sätt som "jan 15 skift schema." Detta minskar förvirringen och gör att anställda kan notera schemaläggning av avvikelser eller problem snabbt. Skapa företagspolicy som kräver att anställda lämnar önskat meddelande om ändringar i schemat.
