Att organisera ett advokatbyrå är ett bra sätt för paralegals, juridiska sekreterare och juridiska assistenter att stödja advokater. I små advokatbyråer kan advokater till och med behöva organisera sig. De flesta advokatbyråerna har ett centralt arkiveringssystem, och fallfiler kontrolleras endast till advokater vid behov för fallarbete. Eftersom advokater spenderar sitt möte med kunder, går med domstolsförhandlingar, tar deponeringar och utför annat arbete, beror de på kontorsorganisationen att hitta pappersarbete när det behövs.
Framtida fall
Varje advokat i advokatbyrån behöver ett system för att spåra information relaterad till potentiella fall.Jim Wirken, advokat för advokat och styrelseordförande i Wirken Law Group i Kansas City, rekommenderar att man använder en blankett som heter en prospektiv nyhetsrapport. Denna standardformulär hjälper en advokat spåra en potentiell kunds information, hålla anteckningar om konversationer angående ärendet och registrera tidsmässig rådgivning i frågan. Om en dokumentfil öppnas senare kan en advokat eller supportperson använda denna blankett för att skapa en pappersfil och en ny fil i ett databasssystem för fallhantering.
Filorganisation
Filorganisation är nyckeln till att organisera ett advokatbyrå. Denna process är viktig för att organisera fallfiler och för att organisera bokföringsregister. Filorganisation hjälper också ett advokatbyrå att begränsa klientens uppfattningar av felbehandling och underlätta klientretentionen. För pappersfiler ska ett advokatbyrå utveckla ett system för att organisera varje filmapp. Till exempel, i varje sektion av en fil, bör samma typ av dokument placeras varje gång. I varje avsnitt kan dokument behöva färgade flikar (med siffror eller datum) för att ange var varje dokument börjar och slutar. Legitimationen ska arkiveras i kronologisk ordning, antingen med det senaste dokumentet överst eller bakom varje avsnitt.
Ett advokatbyrå kan utveckla en mappguide och ge den till alla anställda. Nya arkivklienter kan behöva träna för att förstå filguiden. Advokater och juridisk supportpersonal borde förlita sig på den professionella arkivpersonalen för de flesta arkiveringsuppgifter.
Elektronisk datalagring
En organisation kan också använda ett databasssystem för fallhantering för att spåra information om fall och bokföring. Vissa databashanteringssystem inkluderar möjligheten att bifoga fax, elektroniska dokument och skannade dokument till fallfiler i den elektroniska databasen. Vissa databassystem är särskilt användbara för icke-rutinerade uppgifter, t.ex. att kontrollera om en advokat har en intressekonflikt att representera en klient (vilket kan leda till en etisk kränkning).
Anställda och advokater bör få utbildning om hur man använder detta databashanteringssystem för att elektroniskt lagra information. Ett lagkontor kan vilja begränsa profiler för användare som kan infoga eller radera poster för att förhindra att viktiga klientuppgifter förloras.
