Ta tag i en låda full av kvitton eller en pappersbokstav och använd dem för att räkna ut de skatter du är skyldiga för jordbruksinkomster är en tråkig syssla. Kunniga jordbrukare använder idag datoriserade program för att hålla reda på kostnader och inköp för olika jordbruksprodukter, som boskap och växande korn, vilket sparar tid och frustration samtidigt som man får en bättre överblick över sin jordbruksverksamhet. Bokhållningssoftware hjälper dig att ta reda på var din jordbruksverksamhet står, vilket hjälper till att göra din gård mer lönsam på lång sikt.
Utvärdering av funktioner som behövs
Välja ett bokföringsprogram börjar med att identifiera vad du behöver det för. Till exempel, om du höjer boskap och växer majs, behöver du ett program som bryter ner din jordbruksverksamhet i separata vinst- och förlustområden. Om du anlitar lanthandlare eller en gårdschef, bör ditt bokföringsprogram innehålla lönfunktioner och skattebord. Du kan också behöva uppfylla funktioner för uppfödning av gårdsstödet om du vill spåra kostnadseffektiviteten och avskrivningarna på traktorer, kombiner och annan jordbruksutrustning. Om du vill använda mjukvaran för att balansera dina böcker behöver du en dubbelbokningsfunktion som registrerar dina dagliga intäkter och kostnader samt debet och kreditposter för allt du anger.
Det grundläggande
Ett fast lantbruksredovisningsprogram genererar åtminstone kassaflöde och resultaträkningar samt balansräkning. Informationen som tillhandahålls genom att använda dessa verktyg under en treårsperiod hjälper dig att beräkna hur mycket det kostar för att odla en hektar majs eller höja en ko, som är till hjälp vid långsiktig planering och för att granska intäkter och kostnader i varje kategori. Du behöver också möjlighet att lägga till anpassade spårningskategorier, som kallas ett diagram över konton. Spårningskategorier är mycket användbara för inmatning och utvärdering av data uppdelade på olika typer av utgifter. Om du till exempel tar upp nötkreatur, kan dina spårningskategorier brytas upp i förvärv, matning, veterinär, runda upp och transport till marknadskostnader.
Programalternativ
Quicken och QuickBooks är billiga, grundläggande bokföringsprogram för att komma igång med datoriserade program. Kolla med ditt högskolans lantbruksförlängningsprogram om hur man lägger till lantbruksrelaterat diagram över konto kategorier till dessa program. Eller du kan köpa ett tilläggsprogram, som ManagePLUS, för att utöka programmets kapacitet.Om du vill ha mjukvara som utvecklats specifikt för jordbruksverksamhet och som ger solida resultaträkningar kopplade till din balansräkning, titta på program som Farmworks, FarmBiz och Red Wing. Program som är inriktade på små och medelstora jordbruksverksamheter omfattar Intacct och Netsuite.
Hjälpfulla tips
Prata med din revisor för att ta reda på vilken information han behöver för att förbereda kvartalsskatter och betala skatt för jordbruksarbetare eller säsongsarbetare. Se till att den programvara du väljer tillhandahåller den informationen. När du konfigurerar ditt diagram över konton, ta tag i kopior av de senaste åren av din Schedule F skattesedel och använd dem för att skapa dina spårningskategorier. Tala med din programvaruhandlare om ett programs flexibilitet för tillväxt som när du börjar se vad de här programmen kan göra, kanske du vill lägga till fler funktioner som hjälper dig att göra din gårdsoperation ännu hårdare.
