Leverantörsskulder, eller AP, klassificeras som kortfristiga skulder och redovisas i balansräkningen. För att stänga böckerna vid månadsskiftet och vid årsskiftet måste betalningsskyldighet vara i försoning. Detta kan vara ett mycket stort konto eller en liten om du är ett litet företag.
Om ditt företag använder periodiseringsmetoden redovisar du kostnaderna som de uppstår, inte när de faktiskt betalas. Om så är fallet används AP-kontot i stor utsträckning. I allmänhet använder företagen en generaldirektörsbalans (total summa) och ett dotterbolagssaldo (detaljer om konton) för att redovisa leverantörsskulder.
Hämta den allmänna bokslutsbalansen eller summan av leverantörsskulder och dotterbolagsbalansen eller detaljerna i AP. Dessa två poster måste vara lika stora för att förena kontot.
Använd ett kalkylprogram för att ställa in avstämningen av leverantörsskulder. Använd kolumn A för att mata in betalningsbalansen enligt generaldirektören. Använd kolumn B för att mata in det detaljerade betalningsbalansen. Om dessa två matchar matchas kontot. Om det finns en avstämningsskillnad, finns det mer arbete att göra innan du stänger kontot.
Granska objekt i detalj i konton eller dotterbolag som inte finns i huvudboken. Notera också några poster i huvudboken som utelämnas från detaljerna i kontona. Lägg till och subtrahera dessa objekt som är lämpliga från varje post.
Leta efter eventuella inspelningsfel för att hjälpa dig att förena dina betalningsbara betalningar.
Hitta poster som postades direkt till huvudboken och registreras inte i dotterbolaget eller i detaljerna. Lägg till dessa poster i delbokens sida eller avstämningen.
Leta efter poster i delboken som inte spelas in i huvudboken. Lägg till beloppen till försoningens generalkatalog.
Granska uppgifterna på kundfordringar och leverantörsuppgifter eller underordnade poster. Se till att posterna registrerades korrekt som debiteringar och krediter. Vanliga inspelningsfel inkluderar krediter till fordringar eller debiteringar för registrering av skulder.
Undersök kontotransaktionerna. Leta efter krediter och debiteringar till kontanter i stället för leverantörsskulder.
Gör justeringar för att stänga böckerna om kontot fortfarande inte stämmer överens. Om skillnaden överstiger ditt företags väsentlighetströskel, fortsätt att granska alla poster tills böckerna är försonade.
tips
-
Överväg att investera i en automatiserad avstämningssoftware för att hjälpa dig att stänga dina böcker mer effektivt. Dessa program hjälper dig att hitta avvikelser i dina böcker mycket snabbare än att använda en manuell sökning.
