Ett skriftligt förslag erbjuder alltid att svara på ett behov med en tjänst, produkt eller ett projekt. För att lyckas måste ett förslag samtidigt informera och övertyga sin publik om förslagsställarens kvalifikationer, lösning och budget.Ett efterfrågat förslag ger typiskt information som läsare begär i en viss ordning och format. Ett oönskat förslag behöver ibland övertyga läsarna om att ett behov ens existerar. Hur som helst, ett förslag måste ha en övertygande början, mitten och slutet. Skräddarsy varje avsnitt av ditt förslag för att ge kortfattat det som dina läsare behöver veta för att acceptera din föreslagna lösning med förtroende.
Början
Skapa ditt förslags "främsta sak". Typiskt består detta av ett brev av överföring, en titel sida, en innehållsförteckning och en projekt sammanfattning. Din sammanfattning av förslaget kan ha formen av en sammanfattning av en sammanfattning av 100 till 300 ord eller en sida.
Börja med ditt förslag med rubriken "Introduktion." Reveal ditt förslags syfte och förhandsgranska innehållet. Beskriv ditt förhållande med dina läsare eller med olika informationskällor. Beskriv din lösning, särskilt dess fördelar, noggrant för att rita dina läsare.
Diskutera ditt förslags "Bakgrund." Ange problemet och beskriv din publik. Demonstrera att du har undersökt problemet väl från flera vinklar för att komma fram till en ljudlösning. Ange klart dina lokaler och antaganden och ange vilka grundläggande villkor som du använder i förslaget.
Mitten
Beskriv din "lösning." Visa dina läsare varför din lösning är det bästa sättet att ta itu med den pressande frågan. Diskutera fördelarna med din lösning övertygande, helst med hjälp av hårda fakta och figurer för att stödja dina anspråk.
Beskriv "Approach" eller "Methodology" som du ska implementera din lösning på. Inkludera information om hur du ska sekvensera och hantera arbetet och säkerställa tillräcklig arbetskraft och resurser för att leverera kvalitetsresultat. Specificera ett schema som anger viktiga milstolpar och kritiska kontrollpunkter och en arbetsplan som visar deltagarnas deltagande genom tiden.
Ange dina "Kvalifikationer" för att göra dina läsare bekväma och säkra på dina förmågor. Ge bevis för att du och ditt team, om någon, har erfarenhet och bakgrund för att göra jobbet bra.
Specificera en "Budget" som listar alla resurser du behöver och deras motsvarande kostnader. Beräkna den totala kostnaden för försöket, inklusive arbete, material, utrustning, leveranser och så vidare.
Slutet
Avsluta med en "Slutsats" som upprepar och belyser fördelarna med din lösning. Uppmana godkännande uppmuntrande, självsäkert och övertygande Erbjuda att lämna ytterligare information efter behov.
Ange dina "Referenser". Ange de källor som du använde för att utveckla ditt förslag.
Kompilera en "Bilagor" sektion som består av kompletterande dokument som stöder påståenden eller illustrera uttalanden som gjorts i ditt förslag. Dessa kan innehålla kalkylblad, flödesschema, liknande projekt eller fallstudier, återupptas, rekommendationsbrev, vitbok och så vidare.
tips
-
Din publiks informationsbehov bör driva vad som ska inkluderas eller uteslutas från ditt förslag.
Låt dina läsare oroa sig för en fråga till spänning om din lösning. Förbered din kostnadsinformation med dina betryggande kvalifikationer och följ det med en sammanfattning av din lösnings spännande möjligheter och fördelar.
Du kanske inte behöver alla ovan nämnda avsnitt och kan till och med kombinera flera avsnitt till en. Omvänt kan du skapa nya avsnitt för att tillgodose dina läsares behov. Till exempel, lägg till avsnittet "Översyn av litteratur" efter "Bakgrund" för att beskriva arbete som är nära relaterat till ditt förslag. eller lägg till ett "Kontrakt" avsnitt efter "Kvalifikationer" för att ange dina avtalsförutsättningar, förväntningar eller undantag.
Formatera ditt förslag för enkel läsning. Hantla varje stycke för att börja eller sluta med din huvudpunkt, och reservera mittdelen för detaljer eller exempel. Se till att varje stycke inte är längre än 10 linjer. Kursisera eller understryka nyckelpunkter och använd rubriker och underrubriker för att hjälpa läsarna att lokalisera information snabbt. Om inte annat anges, använd 10 till 12-punkts skriftstorlek överallt.
Kontrollera ditt förslag om stavnings- och grammatikfel. Om möjligt, få en ny uppsättning ögon för att granska ditt förslag innan du skriver ut och skickar in det.
Skapa mallar och anpassa de tillämpliga delarna av framgångsrika förslag i framtida förslag.
