God kommunikation med företagets leverantörer är viktigt för att upprätthålla en väl fungerande försörjningskedja. När din verksamhet flyttas vill du se till att alla dina leverantörer är anmälda och har tid att uppdatera kontakt- och fraktinformation. En byte av adressbokstav är inte svår att förbereda, men du behöver göra lite planering. Undvik att lämna denna uppgift till sista minuten.
Kompilera en omfattande adresslista över företagets säljare. Börja göra listan minst sex veckor före verksamhetsdatumet, så att du kan maila ut adressbokstaven tidigt. Du kanske behöver skicka mer än ett brev i vissa fall. Till exempel kan en leverantör ha en beställnings- och fraktavdelning som är separat från sina fakturokontor. Du skulle behöva anmäla båda.
Ange ändringsadressinformationen endast i brevets brev till leverantörerna. Använd ditt företags brevhuvud eller sätt din nuvarande adress och kontaktinformation i hälsning eller stängning av brevet enligt ditt vanliga företagsbrevformat.
Berätta för leverantörer att ditt företag flyttar i första stycket i brevet och ge datumet för ändringen. Den faktiska flytten kan ta flera dagar, så ge exakt datum då korrespondens och leveranser måste skickas till den nya adressen. Förklara varför företaget rör sig. Till exempel, säger leverantörer företaget växer och behöver en större anläggning låter dem veta vad som händer på ett sätt som skapar ett gynnsamt intryck. Om det kommer att finnas en period under vilken operationerna stängs, ange datum då verksamheten kommer att stängas.
Sätt den nya gatuadressen för verksamheten i andra stycket. Om postadressen kommer att vara annorlunda än gatuadressen, inkludera den också. Ge någon annan kontaktinformation som ändras, till exempel telefonnummer. Mail adressbytet minst tre veckor före flytten så säljarna har tid att uppdatera sina poster. Slutligen, lämna ett telefonnummer eller e-postadress för leverantörer att ställa frågor om det behövs.
tips
-
Uppfölja ditt brev med ett e-postmeddelande som begär bekräftelse på att adressändringsbrevet mottogs och påminde säljare av den kommande omlokaliseringen. Du kanske vill posta adressändringen på din webbplats och sociala medier sidor också. Ange webbadresserna till dessa webbplatser i brevet och i e-postmeddelandet.
