Så här sätter du ett budgetmöte

Budgetmöten är viktiga eftersom de tillåter dig att presentera för din chef eller överordnade där ditt projekt står i form av budgeten. I mötet kan du diskutera eventuella ökningar eller minskningar till din tilldelade budget och föreslå sätt att minska kostnaderna för att hålla din budget på rätt spår. Budgetmöten ger dig också möjlighet att begära ditt fall för mer finansiering för ditt projekt eller arbete. Övergripande budgetmöten avgör hur en avdelning eller företaget gör ekonomiskt, och sätter mål och gränser för att styra pengarna och återstående lönsamma. Det är relativt enkelt att upprätta ett budgetmöte.

Föremål du behöver

Konferens eller mötesrum
E-posttjänst

Bestäm vem som ska delta i budgetmötet. Vanligtvis borde du bjuda in ditt företags ekonomidirektör, finansdirektör eller annan person i företagsledningen som ansvarar för ekonomin. Om du arbetar för ett större företag, bjud in den person på ditt kontor som hanterar pengarna, som en kontroller eller chefen för bokföringsavdelningen. Du bör också bjuda in din chef, projektledare och andra ledande medarbetare som är anslutna till ditt projekt eller avdelning.

Kontrollera tidtabellerna för alla som du bjuder in till mötet. Leta efter gemensamma öppningar när alla är planerade att vara i stan och på kontoret. Vissa kontorsverktyg, som Microsoft Outlook, låter dig se tidtabeller och tillgänglighet för andra medarbetare.Om du inte har tillgång till allas tidtabeller, fråga deras assistenter eller individerna själva hur deras kommande tillgänglighet ser ut.

Välj en varaktighet för mötet, till exempel 30 eller 60 minuter. Tillåt tillräckligt med tid för att presentera budgetinformationen och lämna plats för frågor och diskussionstid. Om du tror att det tar dig en timme att presentera budgetinformationen, välj en varaktighet på 90 minuter för att tillåta extra tid.

Välj en dag och tid för mötet baserat på när alla är tillgängliga och varaktigheten av mötet. Om ditt möte stannar i 90 minuter väljer du den första 90 minuters tidsluckan när alla är tillgängliga.

Skicka ut en anmälan om mötesanmälan via e-post och be att alla mottagare svarar för att ange om de accepterar mötesförfrågan eller inte kan göra det. Eller sätt mötet på det gammaldags sättet genom att boka det personligen eller genom deltagarens assistent. När du ber om mötet antingen personligen eller via e-post, ger du kortfattad översikt över mötesagendan: budgetnedskärningar, finansiella rapporter, budgetstatus och så vidare.

Omplanera mötet om personer som behöver vara där inte kan delta. Välj nästa lediga plats när finansiella handledare och andra nödvändiga personer är tillgängliga för den planerade varaktigheten av mötet.

Påminn alla deltagare om det kommande mötet den veckan eller den morgonen. Om du skickade mötesförfrågan via e-post kan programvaran automatiskt påminna deltagare med en elektronisk anmälan.