Ett avdelningsförslag används i allmänhet för att erhålla resurser för ett nytt eller utvidgat program, en ny tjänst eller ett annat sätt att göra nuvarande affärer som kräver godkännande för att spendera avdelningens budgetanslag. Det måste vara tillräckligt kort för att respektera beslutsfattarens tid, men tillräckligt omfattande för att få godkännande. Ett förslag kan vara ett svar på en begäran om förslag (RFP), eller det kan vara oönskat.
Förslagsberedning
Gör din forskning. Läs RFP eller avdelningsförslaget noggrant. Vet vad de ber om (format, längd, antal sektioner). Följ anvisningarna exakt; improvisera inte
Vet vem du lägger fram förslaget till: VD, styrelsen eller en avdelningschef. Du kommer att behöva lägga upp förslaget i deras synvinkel. VD kommer att behöva en mer strategisk syn, medan chefen kommer att kräva mer procedur detaljer. Styrelsen kommer att bestå av båda, så båda målen ska vara väl dokumenterade.
Läs institutionens strategiska plan eller motsvarande. Du måste visa hur ditt förslag uppfyller ett strategiskt mål eller ett viktigt resultat. Läs alla andra relevanta avdelningsdokument, särskilt de som hänvisar till det område du arbetar med.
Förslagsutveckling
Börja med en historia om problemet du kommer att lösa, eller service du kommer att göra. Beskriv behovet eller ge en behovsanalys. Visa din förståelse av avdelningsstruktur och var detta förslag passar in.
Identifiera fördelarna med ditt förslag - kvantitativt om möjligt. Markera styrkorna och möjligheterna kvantitativt och visa lösningar på svagheter och hot. Beskriv alternativ och möjliga alternativ när det gäller relativa kostnader och fördelar. Gör en riskanalys Inkludera juridiska överväganden och identifiera lösningar på identifierade risker. Ange ditt önskade alternativ och visa varför.
Identifiera de mänskliga och materiella resurser som krävs för det rekommenderade alternativet, både vad gäller antal och kostnad. Se till att alla dina påståenden är korrekta och du har resurser att leverera de resultat du lovar.
Ange tydligt arbetets tidsram. Inkludera en grundläggande arbetsfördelning struktur eller ett Gantt diagram, som är båda projektledning verktyg. Om du inte är bekant med dem, hitta en kollega som är. Var noga med att inkludera namnen på några kollegor som ger betydande hjälp, antingen muntligt eller i förslaget.
Innan du lämnar in förslaget, sätt det åt sidan i 24 timmar. Läs det noggrant och identifiera eventuella svagheter. strama upp grammatik. Fråga någon du litar på korrekturläsning och omskriv om det behövs.
Skapa en sammanfattning. På en sida eller mindre, ange viktiga delar av förslaget. Sätt detta som första sidan. Den andra sidan ska vara ett korrekt index eller innehållsförteckning.
tips
-
Om du ska presentera personligen, öva din presentation framför en spegel eller presentera en kollega som en torrgång.
Löfta aldrig vad du inte kan leverera eller göra anspråk som är ogrundade eller osäkra.
