Redovisning är inspelning, analys och rapportering av händelser som är väsentlig betydelse för ett företag. Konton innehåller register över förändringar i tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader. Den vanliga sekvensen av steg i inspelningsprocessen innefattar analys, förberedelse av journalposter och postering av dessa poster till huvudboken. Efterföljande redovisningsprocesser innefattar att upprätta en försöksbalans och sammanställa finansiella rapporter.
Grunder: Debiter och krediter
Debiter och krediter är de grundläggande redovisningsverktygen för att ändra konton. Debiter ökar tillgångs- och kostnadskontona, och de minskar skuld-, eget kapital- och intäktskonton. Krediter ökar skuld-, eget kapital- och intäktskonton och de minskar tillgångs- och kostnadskonton. Debiter och krediter finns på vänster respektive höger sida av ett T-konto, vilket är den mest grundläggande formen av att representera ett konto.
Analys
Det första steget i inspelningsprocessen är att analysera transaktionen, bestämma bokföringsuppgifterna och spela in dem i lämpliga konton. Analysen innefattar en granskning av transaktionens papper eller elektronisk post, såsom en faktura, ett kvitto eller en elektronisk överföring. Vanliga transaktioner inkluderar försäljning av produkter, leverans av tjänster, inköp av varor, betalning av löner, köp av reklam och registrering av räntebetalningar. I periodiserad redovisning måste företagen registrera transaktioner under samma period som de uppstår, oavsett om kontanter ändrar händerna. Intäkts- och kostnadstransaktioner påverkar motsvarande resultaträkningskonton samt balansräkningar. Vissa transaktioner kan endast påverka balansräkningskonton.
Journalanteckningar
Journalen poster är det andra steget i inspelningsprocessen. En journal är en kronologisk rekord av transaktioner. En post består av transaktionsdatum, debet- och kreditbelopp för aktuella konton och ett kort notat som förklarar transaktionen. Exempelvis är journalposter för en kontantförsäljningstransaktion att kredit (öka) försäljning och debitering (ökning) kontanter. Tidskriftsuppgifter visar alla effekter av en transaktion på ett ställe. De är också användbara för att upptäcka och korrigera fel eftersom debet- och kreditbeloppen måste balansera i slutet av en period.
Bokföring till Ledger
Det tredje och sista steget i inspelningsprocessen är att skicka journalposter till huvudboken, som innehåller sammanfattande register över alla konton. Varje post har fält för transaktionsdatum, kommentarer, debiteringar, krediter och utestående saldo. I det tidigare försäljningsexemplet innebär inläggsprocessen att man anger ett kreditbelopp för försäljningskontot, ett debetbelopp för kontokontot och uppdatering av respektive saldo. Den allmänna boken kan vara i form av ett bindemedel, indexkort eller en programvara.
