Pengar flyter in och ut ur ditt företag, och när det löper ut för att köpa nya tillgångar, förbättra befintliga eller minska skuld, registreras transaktionen som en utgift. Utbetalningar eller betalningar som att köpa eller uppgradera maskiner, distribution till ägare eller betala av banklån är bara några av de utgifter som behövs för att driva din verksamhet.
Utgifter mot kostnader
Utgifter innebär användning av kontanter eller likvida medel för att köpa tillgångar, betala ned skuld eller fondverksamhet. Vissa utgifter kan vara utgifter, men inte alla utgifter är avdragsgilla.
Rapporteras i resultaträkningen är affärskostnader kostnader som har löpt ut, utnyttjats eller var nödvändiga för att tjäna intäkter under en viss period. Kostnader är avdragsgilla inköp som hyror, verktyg, skatter, licenser, professionella avgifter, kontorsmaterial, reklam, provisioner, reparationer, försäkringar, material, arbetskraft och kostnader för sålda varor.
Konventioner om redovisning och skatteplikt diskuterar ibland hur du gör och registrerar betalningar i förhållande till när pengarna faktiskt ändrar händerna. Utbyte av medel är en utgift, medan bokföringsposten som registrerar transaktionen som en del av ditt resultaträkning utgör avdragsgilla utgiften.
Finansiering och avskrivningar
När du finansierar affärsverksamhet får du ta av de belopp som du spenderar, även om du betalar för dessa inköp med lånade pengar. Men du har inte rätt att dra av huvudbetalning på företagslån. Om du lånar $ 1000 för att betala hyran under en månad när kontanterna är täta dras hyreskostnaden under den aktuella månaden. Om du betalar tillbaka $ 1000 följande månad när pengar är mer rikligt, får du inte dra av denna betalning för andra gången. Betalningen av huvudmannen är en utgift eftersom pengarna lämnar ditt företagskonto, men det är ingen kostnad eftersom kostnaden redan registrerades när du betalade din hyra.
På samma sätt, när du köper en stor del av utrustning som ditt företag kommer att använda över tid, gör du vanligtvis utgifterna på en gång genom att skriva en check för objektet. Men när du registrerar inköpet som avdragsgilla utgift måste du avskriva det eller sprida avdraget under det antal år som du förväntar dig tillgången att vara i tjänst. Till exempel, om din restaurang köper en ugn som du förväntar dig att använda i 10 år, är hela inköpsbeloppet en utgift om du betalar för ugnen i en enda betalning. Men du kan bara spela in en tiondel av ugnskostnaden som en avdragsbar kostnad under varje år som ditt företag använder det.
