Den ideella årsredovisningen är mest effektiv när den skrivs och utformas med betydelsen och användningen av dokumentet i åtanke. Dokumentet fungerar som ett rapportkort, bekräftelse på givare och andra anhängare, en chans att dela information med nonprofit-samhället och ett marknadsföringsverktyg för att locka nya supportrar. Årsrapportläsare letar efter kvantitet, kvalitet och resultat information om program, kunder och inkomst. Välplanerade årsredovisningar innehåller en balans av berättelser, fotografier, listor och grafiska representationer av finansiella data. En välskriven årsrapport berättar de enskilda historierna bakom cirkeldiagrammen och givarlistorna.
Bestäm innehållet i din årsredovisning. Om din publikation är en tjock, blank tidning eller ett nyhetsbrev med fyra sidor, kommer dina läsare att leta efter specifika uppgifter i din årsrapport: ett sido-ett brev från ideell styrelseordförande eller verkställande direktör, rapporter om organisatoriska resultat, rapporter från specialprogram eller huvudavdelningar, finansiella rapporter, en förteckning över styrelseledamöter och nyckelpersoner samt en givarlista som är organiserad av belopp och alfabetiserad med namn.
Använd tydligt, enkelt och ärligt skrivande med en informell men professionell ton. Ange faktana tydligt och använd en avslappnad och personlig ton för att skriva om prestationer och de personliga berättelserna som beskriver effekten på kunder och samhället.
Välj ord i ditt skrivande som överför positivitet, stolthet och engagemang för ditt uppdrag. Undvik onödigt dramatiskt skrivande, men dela information som engagerar läsaren och appellerar till givare som känner en känsla av partnerskap i ditt arbete. Till exempel berätta en klients historia för att beskriva prestationerna i ett program och koppla aktiviteterna till din organisations uppdrag.
Inkludera ett par sidor för att markera viktiga data från programrapporter, till exempel en uppdelning av kunder efter ålder och etnicitet eller deltagarna i ett jobbsökningsprogram och deras status i slutet av året. Den här sammanfattade informationen hjälper läsarna att förstå artikelns botten och lägger till ett mänskligt perspektiv.
Förbered bildmaterialen för din ekonomiska information med hjälp av uppgifterna i din ekonomiska rapport för att visa trender, totalsum och sammanfattningar. Skapa till exempel ett cirkeldiagram som visar budgetprocenten som används av varje avdelning eller ett stapeldiagram som visar förändringar i donationer under de senaste fyra åren. Använd en textruta för att lista de totala medel som erhållits från olika givartyper, till exempel grund och individ. De finansiella bilderna ger läsare med minnesvärda ögonblicksbilder.
Välj de foton du ska använda för att berätta historierna. Du kan använda bilder av ett hus som din organisation hjälpte till med att bygga, elever i ditt efterskolans program, djur i ditt räddningsskydd, träd planterade på områdeskolor eller personal som organiserade en walk-a-thon.
tips
-
Välj formatering baserat på längden och innehållet i din årsredovisning. En lång rapport kan dra nytta av avsnitt, till exempel program, prestationer, finansiella och givare. Du kan välja att bryta upp text genom att interspersa bilderna och grafiken i en löpande berättelse som endast skiljer sig från rubriker.
Den typiska årsrapportläsaren är mest intresserad av brev från VD eller styrelseordförande, läsarens namn på givarlistan, bildtexter och finansiella sammanlagda uppgifter, enligt Board Café på Blue Avocado-webbplatsen.
