Om du arbetar för eller frivilligt hos en ideell organisation, förstår du att en stor del av organisationens finansiering kommer från donationer från individer och institutioner. Ett sätt som nonprofits begär donationer är genom att skicka brev till tidigare givare och potentiella givare, och begär pengar. En viktig del av brevet berättar för en givare varför deras gåva är så viktig för organisationen. Vissa brev gör också givare medvetna om incitament de kommer att få om de ger pengar.
Öppna ett nytt textdokument för ditt brev. Lämna flera mellanslag längst upp i brevdokumentet till din ideella brevpapper.
Skriv datum för bokstaven, tryck "enter" två gånger och skriv sedan mottagarens fullständiga namn. Skriv nästa gata på nästa rad, skriv sedan sin stad, stat och postnummer på nästa rad. Tryck två gånger på "enter".
Skriv "Kära" då mottagarens namn. Använd förnamn om du vill verka vänlig och personlig eller hennes titel och efternamn om du vill bli mer formell. Skriv ett kolon efter namnet. Öppna aldrig brevet med "Kära vän" eller något generiskt. Du ber människor om donationer, så du måste vara så personlig som möjligt. Om du har många brev att skriva, överväg att använda ett mailprogram som automatiskt sätter in namnen.
Tryck "enter" två gånger och skriv sedan in bokstavens kropp. Skriv en engagerande berättelse i första stycket. Det ska ta tag i läsarens uppmärksamhet och få henne att fortsätta läsa brevet. Berättelsen ska berätta hur din organisation hjälpte en individ. Om du till exempel tillhandahåller mat till arbetsfamiljer, berätta en historia om en viss familj som du hjälpte och hur maten hjälpte dem att trivas. Om du är en non-profit skådespelare, berätta en historia om ett barn som påverkades genom att se en lek eller dans på din plats.
Fortsätt brevet genom att förklara hur givarens pengar kommer att hjälpa din organisation att fortsätta att utföra sitt uppdrag. Använd ordet "du" ofta i brevet, för att göra givaren känner sig inblandad i organisationen och till hjälp. Stressa hur hennes donationer gör en skillnad. Lämna ett mellanslag mellan varje stycke för läsbarhet.
Be om pengar i bokslutets sista stycke. Var specifik i din förfrågan genom att skriva något i linje med "Kan du ge $ 50, $ 100 eller vad du har råd att hjälpa oss att mata de hungriga i vinter?" Var noga med att formulera den som en fråga, inte en efterfrågan. En givare vill inte känna som om du förväntar pengar från henne.
Tack givaren i förväg och stäng brevet. Skriv "Med vänliga hälsningar" och tryck sedan "enter" fyra gånger för att lämna utrymme för din signatur. Skriv ditt namn och relevant titel, till exempel "Donationsdirektör" eller "VD" under den.
Lägg till ett inlägg till brevet om du tycker att det är relevant. Om du till exempel har fått ett utgiftsbidrag, nämna att varje dollar som givaren ger kommer att fördubblas fram till ett visst datum. Om du har en kampanj, till exempel en gratis T-shirt för varje donation på $ 50, nämna det i postscript.
