Ofta är vi skyldiga att inkludera ett brev som kommer att följa en större rapport som kan skickas via post, speciell leverans eller till och med e-post. Ett formellt brevbrev har en mycket specifik syfte och bör skrivas på ett sådant sätt att det presenterar och beskriver innehållet, upprepar rapportens framträdande tema samt ange nästa steg eller åtgärder som ska vidtas.
Skriva en rapportomslagstavla
Använd företagets brevpapper stationärt för att sammanställa en rapportens brevet med hänsyn till vikten av det dokument som det åtföljer. Även om du använder e-post stationärt, behandla det som en pappersbrev genom att ta med en bild av företagslogotypen på e-postsidan.
Inkludera dagens datum samt adressinformationen inklusive för- och efternamn, titel, företagsnamn, gatu- och stadsadress, postnummer. Använd hälsningen "Kära" följt av en formell hälsning som förkortningarna Mr, Mrs, eller Ms, om individen är en främling eller "Kära" med adressatens första och / eller efternamn om personen är känd.
Ange syftet med brevet i brevorganet med orden som "Detta brev ger (namn på rapporten) för din recension eller kommentar (eller vad som helst önskad åtgärd). Använd denna möjlighet att kortfattat sammanfatta vad rapporten handlar om. Försök att sammanfatta syftet med rapporten så kortfattat som möjligt - i en eller två meningar maximalt.
Notera slutsatsen av rapporten här medan du inte ger bort kärnan i rapportens resultat. Du vill att läsaren ska läsa den faktiska rapporten och inte bara brevet. Brevbrevet bör göra läsarens aptit för vad som finns i slutrapporten.
Ha en formell slutsats eller nästa steg avsnitt där du anger vad de önskade åtgärderna är från adressaten. Vill du att de ska skicka dokumentet på eller skriva ut på dokumentet eller samordna ett större möte för att presentera resultaten? Var väldigt specifik om nästa steg samt dag och datum om tidskänslig åtgärd är nödvändig.
Avsluta omslaget med ett formellt tecken som Cordially, Very truly eller Med vänliga hälsningar. Inkludera namn och titel på brevets författare. Ange namnen på andra personer som kommer att få rapporten och brevet i en cc-lista.
