Det är viktigt att skriva en data rapport som effektivt kommer att kommunicera ämnet till upptagna chefer som bara har några minuter att gå igenom din rapport. En av de viktigaste sakerna att inkludera är en visuell representation av de viktigaste uppgifterna, som diagram och diagram. Du bör också hålla språket koncist och fri från jargong.
Översikt över att skriva en bra analysrapport
Det första steget är att beskriva rapporten enligt vilka riktlinjer du behöver följa. Varje företag har vanligtvis sitt eget format för att skriva rapporter, och du är skyldig att följa ditt format. Denna översikt kommer i grund och botten att ge dig en färdplan för att följa när du skriver rapporten och förhoppningsvis hjälper dig att hantera varje författares block som kan uppstå senare längs linjen. Du ska utforma din rapport för att förklara och analysera alla data och slutsatserna i ett lättläst format. Om din rapport är lång, kan du också behöva inkludera en innehållsförteckning.
Tänk på den visuella aspekten
Data kan i sig vara abstrakt och svårt att sätta i kontext. Så du borde vara generös i din användning av diagram, diagram och tabeller för att illustrera resultaten av din analys. Om det behövs kan du inkludera referenser i texten för att förklara vital grafik. Din läsare ska kunna veta vad som är viktigast för varje grafik, och så bör du markera det, istället för att bara beskriva vad som redan kan ses. Se också till att dina textreferenser ligger nära den grafik som de refererar, så dina läsare kan koppla mellan de två.
Gör ett grovt utkast
När du är färdig med en skiss, skapa ett grovt utkast som innehåller den viktigaste informationen, strukturerad enligt konturen. De tekniska detaljerna är inte viktiga nu. de kan läggas till senare. Tanken är att ta med den viktigaste informationen först så att läsaren kommer att kunna hitta det enkelt när de får din rapport. Kom ihåg att många av dina läsare är upptagna. Också, kom ihåg att vara försiktig med din användning av jargong och undvika det där det är möjligt.
Sammanfattning och abstrakt
Även om de visas i början av din rapport är sammanfattningen och abstrakt de sista aspekterna du ska skriva. Båda sektionerna utgör en sammanfattning av rapporten, som visar de viktiga slutsatserna i rapporten. Därför skriver du dem senast.
Sammanfattning har sin egen betydelse i en dataanalysrapport. Anledningen till att det kallas en sammanfattning är att det är en sammanfattning för företagets chefer. Dessa är förmodligen upptagna människor som inte har tid att läsa igenom hela rapporten, går över alla fina detaljer. Du bör därför så mycket som möjligt försöka fånga de viktigaste punkterna i rapporten i sammanfattningen, såsom målet, de viktigaste datapunkterna och slutsatsen. Var så kortfattad som möjligt och bara inkludera de viktigaste punkterna. Om cheferna omedelbart kan ta reda på vad rapporten handlar om, bara genom att läsa sammanfattningen, har du gjort ditt jobb.
Gör revisioner
Ändra din dataanalys så många gånger som du behöver, se till att organisera informationen på ett logiskt sammanhängande sätt. Undvik skrymmande, tråkiga stycken och använd vitt utrymme för att göra rapporten estetiskt tilltalande. Nuvarande tabulerade uppgifter som diagram. Och slutligen, undvik användningen av passiv röst hela tiden.
