Företagen skapar ofta förslagsinfordringar (RFP) när de har projekt som de vill slutföra. En RFP är en uppmaning till entreprenörer att bjuda på de projekt som dessa företag planerar. En RFP anger projektbeskrivning, kvalifikationer, tidsinformation och andra detaljer om projektet. Entreprenörer får RFP och måste bestämma om de vill skapa ett förslag till jobbet. Företaget som utfärdar RFP accepterar förslag till ett visst datum och väljer sedan en entreprenör att tilldela projektet.
Beskriv ditt företag. Det första steget i att skapa en RFP är att beskriva ditt företag. Ange hur lång tid det har varit i affärer, de produkter eller tjänster som erbjuds och andra detaljer som beskriver företaget.
Ange projektbeskrivningen. Beskriv i detalj vad du letar efter. Inkludera vad projektet är, platsen för projektet och dess syfte. Beskriv projektets funktioner och projektets mål.
Skissspecifikationer. Ge exakta specifikationer angående detta projekt. Det är viktigt att ge budgivarna alla information som behövs för att framgångsrikt kunna genomföra ett noggrant och korrekt förslag till jobbet.
Ange tidsfristen. Uppge detaljer om tidslinjen för projektet. Ange när du förväntar dig att projektet ska börja och det datum som ska fyllas i. Ange ett datum för inlämning av förslag från de entreprenörer som väljer att bjuda på jobbet.
Beskriv hur entreprenörer ska svara. Ge instruktioner till entreprenörerna som informerar dem om var de ska skicka sina förslag och de acceptabla metoderna. Du kanske föredrar att ta emot dem via post eller du kan välja att acceptera fax eller e-post som innehåller förslag. Ta med ett kontaktnamn och telefonnummer så att entreprenörer kan ringa för mer information om projektet eller att svara på frågor.
Förklara hur vinnaren av projektet kommer att väljas. Inkludera kriterier som du ska använda för att bestämma vilket företag som ska anställa. Beskriv saker av stor betydelse, inklusive vikten av att entreprenörer skickar in fullständiga, korrekta förslag och skickar in dem inom tidsfristerna.
