Personalavdelningarna spelar en viktig roll inom områden som arbetskraftsplanering, anställd och arbetsrelationer, utbildning och utveckling och laglig efterlevnad inom sina organisationer. Eftersom det inte är direkt involverat i produktionen av varor och tjänster kan HR ses som en separat funktion förutom den dagliga verksamheten i ett företag. Ändå kan en effektiv personalavdelning göra en verklig skillnad för organisationens framgång. En HR-avdelning möter vanligen ett antal interna och externa faktorer som en del av sin funktion.
Extern faktor: Tillgänglig arbetsbassäng
Kanske är huvudavdelningen för personalavdelningarna att upprätthålla tillräckliga personalnivåer genom arbetskraftsplanering. En extern faktor som påverkar förmågan att rekrytera kvalificerade kandidater är tillgången på arbetsmarknaden, vilken påverkas av arbetslöshet, antal kvalificerade arbetstagare inom rimligt pendlingsavstånd och i vissa fall tillgången på sökande med specialkunskaper som omvårdnad eller teknologi. En organisation kan ha svårt att identifiera och attrahera lämpliga kandidater, speciellt om samma färdigheter är efterfrågade i hela branschen.
Företagets geografiska läge kan också vara en faktor om arbetsbassängen inte är tillräckligt stor i närområdet. Då kan HR-chefer behöva fokusera sina rekryteringsinsatser utanför regionen och betala omlokaliseringspaket som är lämpliga för att uppmuntra kvalificerad personal att ta ställning.
Extern faktor: Regeringsförordningar
Lagar och förordningar på federala och statliga arbetsplatser är externa faktorer som påverkar personalhantering som kräver mänskliga resurser för att säkerställa att företaget överensstämmer. Förordningar kan påverka hur ett företag handlar om att anställa, träna, kompensera och till och med disciplinera sina anställda, och ett fel kan leda till sanktioner mot företaget eller till och med rättegångar som lämnats av anställda, potentiella anställda, säljare och kunder. Ett exempel är Americans with Disabilities Act, vilket i många fall skapar behovet av att företagen ändrar sina kontorskonfigurationer eller tillhandahåller andra rimliga boende för personer med funktionshinder.
Intern faktor: Tillväxtnivå
En intern faktor som påverkar mänskliga resurser är företagets nuvarande och prognostiserade tillväxt. Företag som upplever aggressiv tillväxt och snabb expansion kan kräva att dess personalavdelning fokuserar på rekrytering och bemanning. Stagnerande företag kan lägga större fokus på insatser för bevarande av arbetstagare och förbättra företagets kultur och arbetsmiljö genom att uppgradera arbetsbeskrivningar och förbättra kompensations- och förmånsprogram. Downsizing företag kan behöva ta det beklagliga beslutet att förlora en del av sin personal, ett meddelande som ofta lämnas till HR till relä.
Intern faktor: Användning av teknik
En av de viktigaste interna faktorerna som påverkar personalplanering är att HR-avdelningen och företagsledningen är villig att använda teknik för att hjälpa till med vissa centrala personalfunktioner. Till exempel kan företag som utnyttjar verktyg som till exempel online-förmånshantering, där anställda kan ändra sina förmånsplaner i sig, ge personalarbetare mer tid att fokusera på andra områden som rekrytering eller utbildning och personalutveckling. Detta kan frigöra betydande tid och resurser över hela organisationen.
