Oavsett om de skickas av posttjänsten eller via e-post, följer affärsbrev alltid ett visst format och stil. Följande format går snabbt och berättar för din läsare om ytterligare relaterade dokument som du har inkluderat, t.ex. ett CV, ett undertecknat kontrakt eller kopior av betalda fakturor. Detaljerade bilagor i ditt brev och notera dem längst ner i ditt brev är ett professionellt sätt att hjälpa mottagaren att förstå varför du skriver och vilka extra material du skickade.
Berätta läsaren varför du skriver
Ett välskrivet företagsbrev börjar med en enda mening som förklarar varför du skriver. Berätta för mottagaren vad och hur många dokument du bifogar och varför du inkluderar dem. Du bör börja med fraser som "Jag bifogar mitt CV för assistentchefens position" eller "Bifogad är en kopia av det brev jag mottog bekräftar min senaste betalning."
Undvik att vara för formell
Din företags brevskrivning ska inte innehålla den mycket mer formella frasen "Vänligen bifogas …" Även om det inte är grammatiskt felaktigt används den typen av formellt skrivspråk mestadels i akademiska tidskrifter, officiella handlingar och platser där en ökad allvarlighet krävs. Som en allmän regel, undvik alltför formellt språk i din vardagskommunikation och e-post.
Lista bilagorna eller bilagorna under din signatur
I botten av brevet efter signaturlinjen är rätt plats att lista bilagor. Om du skickar e-post, dubbelrum efter signaturen och sedan citera bifogade bilagor med en kort notering, till exempel "Attachment: Resume for Jane K. Doe." Om du skickar ett brev via posttjänsten skulle du lägga till en notation som beskriver kortfattat Innehåller två linjer under signaturen. Du kan skriva ut ordet "enclosure" (Exempel: "Enclosure: Monthly Market Summary") eller använd gemensam affärsförkortning "enc." ("Enc: CV för John K. Doe)
Ytterligare tips för företags Email
Så här namnge bilagor: Formatering är avgörande när du skickar ett företags e-postmeddelande. Filnamnet på bilagan ska vara relaterat till ditt e-postmeddelande. Ta med ditt namn, en kort beskrivning av ämnet och datumet för e-postmeddelandet. Om det finns mer än en sida i din bilaga, ange det också.
Bifoga foton effektivt: Om du skickar bilder, se till att du beskär dina bilder så att de bara visar vad som är relevant och i en liten eller medelstor storlek som snabbt laddas ner på din mottagarens dator eller enhet.
Se till att inkludera allt: Innan du förseglar kuvertet eller trycker på skicka-knappen, se till att dina kåpor finns i kuvertet eller att du har bifogat dina dokument till din email. Många rekryterare och andra företag kan kasta bort bokstäver som inte innehåller de begärda bilagorna. Det ger också intrycket att avsändaren är slarvig.
