E-post är en effektiv och snabbare metod för att skicka företagskommunikation jämfört med posttjänsten. Det är också ett enklare sätt att byta dokument. Några saker att tänka på när du skickar ett företagsemail med en bilaga är dess storlek, programmet som används för att skapa bilagan och risken för virus. Det är också viktigt att komma ihåg att mottagaren kanske inte är den enda som ser ditt meddelande. Använd en professionell ton som ger ett gynnsamt intryck.
Skriv en ämnesrad som speglar meddelandet på ett adekvat sätt. Specifika ämnesrader hjälper anställda att organisera e-post enligt företagsprojekt. Vaga titlar som "Viktigt" eller "Vänligen läsa" gör det svårt att hitta meddelanden i framtiden.
Skriv ett meddelande som är koncist och lätt att läsa. Anställda måste siktas genom stora volymer e-postmeddelanden dagligen och har lite tid att läsa långa meddelanden. Använd ett läsbart teckensnitt, inkludera mycket vitt utrymme och använd stora och små bokstäver på lämpligt sätt. Skriv ditt meddelande i en ton som är artig men professionell, och börja och avsluta med professionella hälsningar.
Se bilagan. Upptagna medarbetare rusas ofta för tiden och kan förbise bilagan om det inte finns någon hänvisning till den. Låt mottagaren veta vad bilagan innehåller och vad man ska göra med det.
Se till att du har bifogat dokumentet innan du skickar det. Janis Fisher Chan, författare till "E-post: En skriv det bra guide - Hur man skriver och hanterar e-post på arbetsplatsen" rekommenderar att du bifogar dokumentet innan du börjar skriva ditt meddelande.
Låt din läsare veta vilket program som behövs för att öppna filen. Microsoft Office Suite och Adobe Acrobat Reader är vanliga applikationer som används på arbetsplatsen.
Tänk hur länge det tar mottagaren att ladda ner bilagan. Använd ett filkomprimeringsprogram för stora filer, till exempel WinZip, eller bryt filen i mindre sektioner som du kan skicka separat. Med hänsyn till den upptagna medarbetaren kan du också klistra in dokumentet i meddelandets kropp.
Proofläs ditt meddelande. Stavning och grammatiska fel uppstår oprofessionellt. Undvik också att använda slang, förkortningar och uttryckssymboler i ditt meddelande. Dessa kan vara kända villkor men de är olämpliga i affärsmeddelanden.
Skanna ditt meddelande och bifogade dokument för virus innan du skickar.
Inkludera en ansvarsfriskrivning som uppmuntrar läsaren att skanna bifogad virus för att ladda ner. Detta kan skydda ditt företag från möjligheten till rättsliga åtgärder om mottagaren får ett virus via din bilaga.
Varning
Skicka inte kedjemail, skräppost eller skämt som bilagor. De är oprofessionella och olämpliga.
