Om du betalat löner till anställda och behöll skatt, måste du fylla i W-2 med Socialförsäkringsverket. Om du har upp till 50 anställda kan du filera elektroniskt via SSA: s Business Services Online-system. Tjänsten är säker och ger dig omedelbart bevis på att du lämnat in. Du har till och med 31 mars för att arkivera elektroniskt; pappersfiler har fram till den sista februari i februari. Du kan också skriva ut W-2 och distribuera dem till dina anställda.
Online-registrering av företagstjänster
För att komma åt BSO måste du först registrera dig. Gå till webbplatsen för socialförsäkring, webbsidor för företagstjänster och välj "Registrera" -knappen. Du måste tillhandahålla specifik information, till exempel ditt namn, födelsedatum, socialt säkerhetsnummer, adress, telefonnummer och e-postadress. När din registrering har bekräftats har du ditt användarnamn och lösenord.
Forms W-2 / W-3 Online
För att skapa W-2, måste du få tillgång till BSOs Forms W-2 / W-3 Online. Du måste också göra några preliminära steg, till exempel att välja ett skatteår, ange ditt arbetsgivaridentifikationsnummer och se till att inga undantag eller begränsningar gäller. Du kan till exempel inte använda Forms W-2 / W-3 Online om du lämnar in ett skatteår före 2011 eller om du korrigerar en tidigare inlagd W-2. För att komponera W-2, följ instruktionerna på BSO: s lönerapport sida. Fyll i varje W-2 som du skulle för pappersversionen. Anteckna arbetstagarnas löner, inskränkta skatter och tillämpliga förmåner i lämpliga lådor.
W-2 Utskrift
Forms W-2 / W-3 Online kan du skapa, spara, skriva ut eller skicka in W-2s. Du kan skriva ut och granska W-2 innan du skickar dem. Om du redan har skickat in din W-2, har du upp till 30 dagar efter inlämningsdatumet för att ladda ner dina W-2, som finns tillgängliga i PDF-format. Om du har förfyllda, oavslutade W-2s, kommer systemet att informera dig om att formulären är ofullständiga. BSO skickar endast din W-2 till SSA. Den skickar inte dem till tillämpliga statliga och lokala intäkter. Du måste vidarebefordra dem själv.
Forms W-2c / W-3c Online
För att korrigera en inlämnad W-2, fil en W-2c med Forms W-2c / W-3c Online. Med det här systemet kan du fila och skriva ut en korrigerad W-2, oavsett det ursprungliga inlämningsformatet. Du får bara korrigera inlämnade W-2s för löner som förvärvats under de föregående tre åren, tre månader och 15 dagar. Du kan slutföra och skriva ut upp till 25 W-2cs.
W-3 och W-3c Tjänster
En W-3 är en transmittalform som visar total löner och ränta för alla anställda under året. Du måste inkludera en W-3 när du skickar dina anställdas W-2 till SSA. För att skriva och skriva ut en W-3, få tillgång till formulär W-2 / W-3 Online. För att skriva och skriva ut en korrigerad W-3, använd Forms W-2c / W-3c Online.
Arkivering och utskrift för mer än 50 anställda
Om du har fler än 50 anställda kan du kanske använda BSO: s "filöverföringssystem" för att fila och skriva ut W-2s. För filformatspecifikationer, gå till Social Security Administration, Employer W-2 Filing Instruktioner och Information webbplats. Välj "Publikationer och formulär" och sedan "Specifikationer för arkiveringsformulär W-2 och W-2c elektroniskt." Välj lämplig specifikationslänk.
