Om du äger ett företag behöver du möjlighet att köpa varor på kredit. Det enda sättet att göra detta består i att skicka in en inköpsorder som indikerar vem som godkänner inköpet. Utan en inköpsorder riskerar du att skära in i ditt kassaflöde eller öka din skuld eftersom du måste köpa med kontanter eller kredit. Genom att skapa en beställning kan du betala inom ett 90-dagars fönster. Denna flexibilitet hjälper dig att hålla dig i affärer.
Öppna ett nytt dokument med ditt föredragna dokumentredigeringsprogram. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting eller Quickbook innehåller verktygen för att skapa en beställning. Om du vill ha ett gratis alternativ kan du med Google Docs använda ditt onlinebehandlingsprogram, och Open Office.org erbjuder gratis alternativ till MS Office-produkter.
Skriv ditt företags namn, adress, telefonnummer, faxnummer och e-postadress i det övre vänstra hörnet av dokumentet. Om du har en logotyp, importera den och placera den till vänster om ditt företags namn och adress. I nedre raden under din adressinformation, inkludera ditt försäljningsskattnummer, så att du kan ha kvalitet för undantag från försäljningsskatt för vissa typer av leveranser.
Skapa ett mellanslag för inköpsordernumret genom att skriva "Beställningsorder **** ____ "i den övre mitten av dokumentet. När du använder din inköpsorder för att köpa varor, tilldela ett nummer i det här utrymmet så att det ser ut som" Beställningsnummer 00012. Om du arbetar i Quickbook eller Peach Tree, kommer automatiskt att tilldela ett på varandra följande nummer.
Skapa en "Slutdatum" i det övre högra hörnet av dokumentet. Ange teckensnittet för denna information till 20 eller 22 poäng, så försäljaren vet när du behöver leveransen.
Skapa individuella kolumner för varje detalj i den produkt du vill köpa. Vanliga kolumner inkluderar datum, kvantitet, produktbeskrivning och produktpris. Vissa leverantörer kräver emellertid ytterligare information som UPC-nummer eller katalognummer. Skapa tre "diverse" kolumner för att rymma unika produktidentifierare.
Skapa en subtotal, skatt och totalumma under kolumnerna som totalt hela inköpet.
Skapa en leveransinstruktion längst ner på sidan som ska innehålla utrymme för en leveransadress (om det är annorlunda än företagsadressen) och speciella instruktioner om var leveransföraren ska ta produkterna.
Skapa en signaturrad för den behöriga signatorns signatur. Du kan få personen att skriva in varje inköpsorder, men många av ordbehandlingsprogrammen låter dig importera en grafisk signatur och placera den i dokumentet.
Längst ner i formuläret anges villkoren för inköp som acceptans av leverans, skadade varor, fakturakrav och betalningsvillkor.
