En kyrkdatabas kommer att ge grundläggande information om varje medlem i din menighet med ett klick på datormusen. Borta är dagarna av pappersadressböcker, med sina sekreterar kyckling repor och cross-outs som familjer utvecklas och flyttas. Med en databas blir allt organiserat och aktuellt, så att du kan dela kontaktinformation inom en kyrkfamilj.
Samla kontaktinformationen för alla som deltar i din kyrka. Du kan göra detta genom att skicka ett formulär för congregants att fylla i en tjänst eller genom att använda en e-postlista, antingen tillåta ett e-postsvar eller länka till en onlineformulärssida som SurveyMonkey.com.
För varje familj, se till att få namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Du kan också vilja inkludera födelsedagar, årsdag och relevant information om varje barn, t.ex. ålder och specialintressen.
Kommunicera syftet med kyrkdatabasen till varje individ. Fråga folkens tillstånd innan de ingår i en offentlig fil, och om de inte önskar att deras uppgifter ska delas, gör de antingen en "privat" fil eller lämna dem onoterade.
Starta ett Excel-kalkylblad. Den första kolumnen ska vara för familjemedlemmar, följt av en andra kolumn för hemadressen. Den tredje kolumnen ska innehålla ett telefonnummer, en fjärde kolumn ska ha en e-postadress, och en sista kolumn kan innehålla eventuella anteckningar eller oro som den pastorala personalen borde vara medveten om.
Du kan också skapa det här i Microsoft Word, Open Office eller något annat program som gör att du kan göra en utskrivbar men ändå elektroniskt användbar fil som kan lagras på datorn eller sparas på en disk.
Spara filen när all information har angivits. Denna databas bör hållas någonstans där den är lättillgänglig för dem som använder den regelbundet (till exempel kyrkans personal) men inte för dem som inte behöver informationen. Överväg att sätta den på en delad hårddisk eller lösenord som skyddar den för att hålla ut snoopers.
Överväg att köpa ett databasprogram som är utformat för kyrkor, som tjänstemanhållare. Ditt Excel-kalkylblad i detta fall skulle helt enkelt vara ett utkast. Skriv in din slutliga, organiserade information i databasprogrammets angivna fält. Spara ditt arbete.
Föremål du behöver
-
Dator med internetanslutning
-
Kontaktinformation för alla congregants som vill inkluderas
-
Sekreterare eller data-inträde frivillig
-
Kalkylbladsprogram som Microsoft Excel
-
Databasprogramvara (tillval)
tips
-
Håll konfidentiell information konfidentiell. Respektera din församlingens integritet. Dubbelkontrollera stavningen av namn och siffrorna i telefonnummer för noggrannhet.
Varning
Om du har problem med databasprogramvaran eller tror att den är trasig, försök inte "fixa" den. Du kan torka bort värdefulla filer. Använd i stället kundens servicenummer som medföljer programmet.
