Så, du har fått en order och har skickat din kund den produkt eller tjänst som de har begärt. grattis! Därefter måste du få kunden att betala. Processen för att samla pengar börjar med en faktura som skickas till kunden och visar beloppet och betalningsvillkoren. Förbereder en faktura skapar ett kundfordran.Detta är en sak av värde för ditt företag, ranking högt på din lista över tillgångar eftersom det lätt konverteras till kontanter.
tips
-
I redovisningssyfte skapar en kundfordran en redovisning av en faktura. Så snart den är betald blir fakturan kontant.
Försäljningsfaktura definition
En försäljningsfaktura är ett företagsdokument som utarbetas när du behöver begära betalning från en kund för varor eller tjänster som du har levererat. Fakturan innehåller viktiga detaljer som produkt, kvantitet, pris och betalningsvillkor, som företagets bankuppgifter. När det gäller dokument går det en av de enklaste att skapa, och det är också en av de viktigaste. En faktura fastställer kundens skyldighet att betala. Genom att utfärda en faktura verifierar du det kontrakt som finns mellan dig och kunden och att du har slutfört din sida av köpet. När kunden godkänner fakturan blir den en juridisk skuld som kunden måste betala.
Vad är skillnaden mellan en faktura och en räkning?
Det är värt att rensa upp en terminologi på den här tiden eftersom det ofta är mycket förvirring om vad en faktura är och vad en faktura är. En faktura skickas alltid från säljaren till kunden i hopp om att betalas inom en viss tid. Så när du levererar varor och tjänster skapar du alltid en faktura. En faktura är något kunden måste betala. Så fakturan du skapat på kundens sida av staketet är en faktura. Det är samma dokument men med ett annat namn, beroende på om du betalar eller tar emot pengar.
I redovisningssyfte är denna skillnad viktig. Både du och kunden kommer att använda samma faktura för bokföringsändamål. Men medan kunden kommer att använda fakturan för att spela in pengar som måste lämna verksamheten, som kallas ett betalkonto, använder du det för att spela in pengar som kommer att komma in i verksamheten, vilket kallas ett kundfordran.
Vilken information måste vara närvarande på en försäljningsfaktura?
I allmänhet kan du bryta fakturan ner i två delar: fakturahuvudet och fakturakärnan. Fakturans rubrik innehåller:
- Säljarens namn och adress.
- Mottagarens namn och adress.
- Fakturadatumet - det här är viktigt! Klockan börjar ticka för kunden på fakturadatumet. Om du har en tidsgräns för betalning, som du borde, då med ett datum, ser du till att alla är på samma sida om när betalningen ska betalas.
- Ett unikt fakturanummer.
- Ett PO-nummer, om du använder ett inköpsordersystem för att styra dina företagsinköp.
Fakturakärnan innehåller:
- En detaljerad beskrivning av den utförda tjänsten eller de levererade produkterna, inklusive kvantiteter och priser.
- Eventuella försäljningsskatter.
- Det totala priset som ska betalas.
- Villkor för betalning. Till exempel kan du ange "netto 30", vilket innebär att hela beloppet beror på 30 dagar.
- Betalningssättet, t.ex. bankkontodetaljer eller namnet på en person där kunden kan skicka kontroller.
Vad är en försäljningsfaktura i bokföringsvillkor?
Många företag har ett rättvist antal kunder som inte betalar omedelbart. Om du använder periodiseringsmetoden för fakturahantering, registrerar du intäkter när du har tjänat det, inte när pengarna landar på ditt bankkonto. Det betyder att du behöver en metod för registrering av inkomster som du har rätt att ta emot men som du inte har fått än. En försäljningsfaktura i redovisningssyfte är en "kundfordran" eller "A / R". Kundfordringar representerar alla betalningar som beror på ditt företag som ännu inte har betalats av kunder.
Om du funderar på det, gör vad du faktiskt gör när du skapar en faktura en kort ränta för kundens räntefria kredit. Du tillåter dem att skaffa varor eller tjänster före betalning, baserat på förtroendet att betalning kommer att göras på betalningsdagen. Ett kundfordran är helt enkelt ett sätt att registrera detta förtroende.
Hur registrerar du en faktura?
A / R är otroligt värdefulla för ditt företag, eftersom när de betalas omvandlas de omedelbart till kontanter. Som sådan registrerar du dem som tillgångar på bolagets balansräkning. Det är konventionellt att lista tillgångar i likviditetsordning, som mäter hur snabbt något kan konverteras till kontanter. Så av alla dina tillgångar är kontanter mest likvida och tillgångar som fastigheter, aktier i hedgefonder och andra alternativa investeringar är minst likvida eftersom dessa varor är mycket svårare att sälja.
Kundfordringar är noterade som omsättningstillgångar eftersom betalningen betalas från kunden om ett år eller mindre. Och eftersom de konverterar till kontanter, är det dags att fakturan betalas, bland dina mest likvida tillgångar. Du listar dem generellt under kontanter i balansräkningen och siffran du lägger in är helt enkelt det totala beloppet för alla dina utestående fakturor.
Vad är skillnaden mellan kundfordringar och konton som betalas?
Kortsidan av kundfordringar är leverantörsskulder. A / Ps inträffar när du är skyldig pengar till dina leverantörer eftersom du inte har betalat räkningen än. Som en bokföringspost representerar den din skyldighet att betala en kortfristig skuld. För att illustrera, tänk dig att en leverantör skickar dig ett fall av widgets och några dagar senare sänder en faktura för $ 500-kostnaden. Du är skyldig att betala de här pengarna, så du registrerar $ 500 som en debet i kolumnen för kontokort och samtidigt krediterar $ 500 för råvarukostnaden, som vanligtvis anges som en kostnad för sålda varor. Din leverantör väntar på att ta emot betalningen, så det registrerar fakturan i sin kundfordringar kolumn.
Då, när du skriver en check för att betala räkningen, lägger du in en $ 500-kredit i kolumnen för kontot betalning och en debitering på $ 500 till kontot. Om någon tittar på ditt resultaträkning, kan de se en sammanfattning av det totala beloppet som verksamheten bär i obetalda räkningar.
Vad händer om en kund inte betalar?
I en idealisk värld skulle alla dina kunder betala alla dina fakturor i tid, varje gång. I den verkliga världen betalar kunderna sent och vissa betalar inte alls. Problemet här är att din kundfordran är avsedd att visa saldot på alla fakturor som kommer att konvertera till kontanter inom en snar framtid. Om en kund inte betalar för 90, 120 eller 360 dagar - eller inte betalar alls - förvränger du noggrannheten i din balansräkning.
Regel nummer ett av inkasso är att ju längre en betalning är skyldig desto svårare är det att samla in det. En viktig beräkning för något företag är att ta reda på hur gamla dina fakturor är med en process som kallas åldrande. Om du använder affärsredovisningsprogram inkluderar de vanliga kategorierna för denna typ av rapport:
- Nuvarande: Förfaller omedelbart.
- 1 till 30 dagar: Förfaller inom de närmaste 30 dagarna.
- 31 till 60 dagar försenad.
- 61 till 90 dagar försenad.
- 91 dagar och över försenad och så vidare, i 30-dagars inkrement.
Syftet med åldrandet är att se vilka fakturor som behöver följas upp, t.ex. att ringa kunden eller skicka kontot till en inkassobyrå. Det ger också viss inblick i huruvida du samlar in betalningar för långsamt och tar för mycket kreditrisk. Om fordringar drar in för långsamt kan du sluta med ett stort kontantflödesproblem och måste låna pengar för att möta dina dagliga driftskostnader.
