Redovisningsavdelningar använder en rad akronymer för att identifiera ansvarsområden, avdelningar eller myndigheter. Medan vissa akronymer är branschspecifika, finns andra universellt. A / P representerar avdelningen "leverantörsskulder" i de flesta företag.
positioner
Leverantörsavdelningarna varierar i storlek från en person till många personer på flera olika nivåer. Leverantörsskulder anger uppgifter från fakturor till bokföringssystemet och matchar fakturor till säkerhetskopieringsdokumentation. Leverantörsansvarige övervakar arbetet hos leverantörer av betalningsskyldiga och svarar på förfrågningar från andra avdelningar beträffande fakturabetalningar eller leverantörsbalanser. Leverantörsledare leder avdelningen genom att planera enskilda roller inom avdelningen, budgetera avdelningskostnader och samarbeta med andra företagsledare i beslutsfattandet.
ansvar
Betalningsavdelningen ansvarar för betalning av fakturor i tid. Många leverantörer erbjuder rabatter för att betala fakturor inom en viss tidsram. Kontoförvaltningsavdelningen övervakar förfallodagen tillsammans med rabattdatum för att säkerställa företagets största rabatter. Betalningsavdelningen måste verifiera att varje faktura är korrekt före betalningen. Kontoförvaltningsavdelningen koordinerar kontrollera utskrift med ledningens underskrift på checken. Kontroller och fakturor måste också hållas låsta.
Intern kontroll
På grund av hur mycket pengar som växlar händer via den betalningsavdelningen måste intern kontroll vara en prioritet. Grundläggande säkerställande av kontrollerna uppnås genom att låsa upp tomma kontroller och begränsa åtkomst till nyckeln.Fakturaverifiering avgör om varje faktura är korrekt och giltig. Uppgifterna är uppdelade mellan olika lagmedlemmar för att säkerställa att ingen enskild lagmedlem får tillgång till hela systemet utan en annan persons granskning.
Processförbättringar
Utskriftstest är ofta en manuell process, vilket kräver mänsklig arbetskraft för tråkiga uppgifter, till exempel fyllningskuvert. Processförbättring minskar behovet av anställda som arbetar med icke-mervärdearbete och gör det möjligt för medarbetare att fokusera på analytiskt arbete. Förbättringar inkluderar användningen av elektroniska betalningar och elektroniska godkännandesystem.
