Anropsgivare kan lämna meddelanden på ditt röstbrevlåda av olika anledningar. Några av meddelandena kan vara vänliga påminnelser om viktig företagsinformation och kontakter. De saker du säger på ditt röstmeddelande, oavsett om det är ett personligt röstmeddelande eller ett företags röstmeddelande, kommer att spela en viktig roll i vilken typ av information du får tillbaka från ringerna. Det finns viss grundläggande information som du alltid ska inkludera på ditt röstbrevlåda.
Utgående meddelande
Det första du bör göra när du lämnar ett utgående meddelande är att identifiera ditt namn, organisation och telefonnummer. Det andra du bör göra är att adressera tillgängligheten. Du kan till exempel säga att du inte är tillgänglig och ge den tid och dag du kommer tillbaka. Slutligen, specificera vilken typ av information du vill ha tillbaka på röstmeddelandet, till exempel namn, företag, nummer och eventuellt ett meddelande. Ett typiskt utgående röstbrevlåda låter så här: "Jag är Bob Smith med Sampson, Inc. vid 555-555-5555. Jag kommer inte att vara tillgänglig förrän klockan 4 idag, men vänligen lämna ditt namn, företag och nummer och jag kommer omedelbart tillbaka ditt telefonsamtal. Tack. "Kom ihåg att vara kortfattad och ge tydliga, korta instruktioner till den som ringer.
Undvik problem
Kallare kan ibland ringa fel nummer. Genom att inte ange ditt namn, organisation och telefonnummer på ditt utgående meddelande kan du ofta få meddelanden som inte är avsedda för dig. Genom att ange denna information, se till att den som ringer vet att de har nått rätt person eller ringt upp rätt nummer. Du kanske vill inte uppmuntra din uppringare att lämna ett meddelande. Om du inte uppmuntrar dem att lämna ett meddelande, blir det svårt för dig att bedöma hur viktigt det är att ringa. Om du får flera röstmeddelanden är dessa meddelanden viktiga för att bestämma vilka telefonsamtal som ska återvända omedelbart och hur man förbereder sig för telefonsamtalet. Om du uppmuntrar meddelanden, bör du be om att den som ringer är kort eller sammanfattar meddelandet. Röstbrevlådor med långa meddelandeförklaringar kan bli besvärliga eller kan inte vara nödvändiga, vilket innebär att du slösar bort din tid.
Lägg till e-post, sociala medier
Eftersom så mycket information delas via sociala medier, bör du noga överväga att lägga till online-kontaktinformation till ditt utgående meddelande. Utmaningen att lämna sociala medier kontaktar får den som ringer till att förstå var de ska lämna den. Det kan kräva att du stavar ut ditt namn och inte antar att den som ringer vet. Om du vill att en ringer ska lämna ett meddelande till din e-postadress kan du kanske säga "Du kan lämna mig en e-postadress på Bob Smith på Sampson dot com" eller "Du kan lämna ett meddelande hos bobsmith på sampson dot com. "Använd din bästa dom men stavar ut ditt namn och ditt företags namn ger uppringaren det bästa skottet när du får informationen korrekt. Det är inte en bra idé att nämna webbadresser, till exempel Facebook eller Twitter, eftersom de kan vara förvirrande. Om du tycker att det är de bästa ställena att lämna dig meddelanden, säg på ditt utgående meddelande, "Du kan också lämna mig ett meddelande på min Facebook-sida."
