För många människor är det en omöjlig uppgift att komma ihåg ett stort antal telefonnummer. När någon ringer till ditt kontor måste du ha rätt nummer till hands just nu, och det bästa sättet att göra det är att hålla en kontors telefonkatalog. Även om stora kontor kan ha komplexa telefonsystem med elektroniska kataloger, behöver de flesta kontor inte någonting detta utarbetat. Med mycket liten ansträngning kan du skapa en enkel kontorsmapp för att lägga all information du behöver till hands.
Föremål du behöver
-
Dator
-
Kalkylprogram eller Google Docs-konto
Skapa ett nytt kalkylblad och namnge det "Office Directory". Att använda ett kalkylblad är ett enkelt sätt att konfigurera en telefonkatalog för ett kontor som inte är tillräckligt stort för att ha ett centralt telefonkatalogsystem.
Lägg till tre kolumnrubriker i kalkylbladet: Namn, Kontor # och Telefon. Om du vill lägger du till fler kolumner i kalkylbladet och du kan enkelt spåra till exempel e-postadresser och faxnummer.
Skicka katalogen (eller länken till den om du använder ett kalkylblad) till dina medarbetare och fråga att de fyller i sina egna korrekta uppgifter och skickar tillbaka det till dig. Det kan finnas en kontorsadministratör med någon av dessa uppgifter som du kan begära att fylla informationen direkt till dig.
Sortera resultaten i ett enda kalkylblad med alla ändringar på den. Du har nu en fungerande telefonkatalog för ditt kontor.
Skriv ut telefonkatalogen eller maila den till resten av kontoret för allmän användning. Se tips nedan för ett enkelt sätt att distribuera telefonkatalogen med mindre krångel.
tips
-
Eftersom kontonumrenumren ändras relativt ofta kan du spara tid och ansträngning med hjälp av ett online kalkylblad som Google Dokument. Dela telefonkatalogen med alla på ditt kontor och låt dem göra ändringar efter behov, och eftersom katalogen är online behöver du inte oroa dig för att skicka nya kopior när katalogen uppdateras.
