Att transportera dåliga nyheter är inte lätt, speciellt om du hatar nedslående människor. Men vid någon tidpunkt i din karriär kan du behöva skriva en avslagsbrev för att informera en sökande om att hans uppdrag inte var framgångsrikt. Med rätt tillvägagångssätt kan du skriva ett brev som levererar de dåliga nyheterna, men ändå är artig.
Börja brevet tacka sökanden för hans tid. Brevet ska börja med "Kära herr eller fru …" och fortsätt med att säga tack på organisationens vägnar.
Ange vägran på ett tydligt sätt så ingen förvirring väntar mot mottagaren. Använd inte positiva ord för att börja en negativ mening. Till exempel, "Vi var mycket imponerade av ditt CV, men ångrar att informera dig om att du inte är kvalificerad för positionen." Var tydlig och koncis så mottagaren vet exakt vad du menar. Skriv inte brevet längre än det behöver vara; bryta de dåliga nyheterna så snart som möjligt, samtidigt som de är artiga.
Förklara skälen till beslutet. Kanske var jobbet redan fyllt eller det fanns ett fel i ansökningsdokumenten. Att ge en orsak till förnekandet är viktigt om du vill hjälpa sökanden att förbättra sina chanser att lyckas i framtiden eller om du vill påpeka ett lättilliserat fel. Vissa företag eller individer erbjuder emellertid en retorisk anledning. detta är ett alternativ för att undvika att säga sanningen. Om personen till exempel var sen till intervjun eller verkade ha dålig hygien bör du använda retorik istället för att förklara den sanna anledningen.
Stäng brevet med en artig mening och en anteckning av goodwill. Till exempel, "Vi uppskattar din tid och ansträngningar under hela intervjuprocessen." Önskar sökanden det bästa i framtiden och uppmuntra ett annat försök. Gör inte sluten lång och dras ut med risk för att det förefaller oönskat.
tips
-
Var noga med att skicka avslaget i en aktuell fråga. Låt inte personen hänga för ett slutgiltigt beslut.
