Påminnelsebrev är användbara vid kontakt med kunder som kan ha glömt att betala en faktura, samt att kontakta personer för att påminna dem om ett möte eller evenemang. För de kunder som använder mail ofta kan du skicka ett påminnelsemail, vilket är ett mycket bekvämt sätt att nå dem snabbt. Online bokstäver kräver noggrann uppmärksamhet åt varje ord för att säkerställa att ditt brev inte låter aggressivt eller oförskämt, och korrekt grammatik är ett måste.
Kontrollera noggrannheten hos informationen du vill påminna personen om. Att skicka ut en samlingspåminnelse med felaktiga uppgifter kommer att förvirra och eventuellt gnaga en klient. Anmälningar och händelseåterkallelser bör också innehålla noggrann information för att säkerställa att individer kommer att göra det eller delta i den händelsen när de begärs.
Bekräfta möjligheten att din information är felaktig eller om kunden redan har skickat ut betalning. Ett uttalande som visar att du bara kan se dina egna poster och att du inte har någon annan information som du kan hänvisa kan hjälpa den som läser brevet att förstå ditt mål ur ditt perspektiv. Bekräftar om partiet nyligen har skickat en betalning och denna betalning inte återspeglas i brevet kommer att begränsa ett arg svar från mottagaren av påminnelsebrevet.
Var artig och behandla klienten som du vill behandlas om du skickades ett påminnelsebrev. Översikter, felberäkningar och förmildrande omständigheter händer i allas liv. Alltför oförskämd eller respektlös kommentar i en ekonomisk påminnelsebrev hjälper inte att få pengarna från den person du skickar brevet till. Istället behåll brevet exakt och diskutera endast kontoens specifika uppgifter på ett tillmötesgående sätt - undviker oförskämda eller skadliga kommentarer.
Inkludera original faktureringsinformation när du skickar ett påminnelsebrev som begär betalning. Många kunder kommer att begära att se den ursprungliga fakturan om de har glömt vad det här kontot gäller. För att spara tid, ta med den ursprungliga fakturan i påminnelsebrevet till klienten. Den ursprungliga faktureringsinformationen kan vara en länk till kundens konto online när du skickar ett påminnelsebrev via e-post.
Begär ett svar. Att be om ett svar från kunden kan innefatta att du begär betalningsavgift, ett telefonsamtal, ett svar på e-post eller fyll i rätt kontaktinformation och returnera den till dig. Genom att begära ett svar från klienten är du på ett tillmötesgående sätt mer lämpligt att öppna klienten för att diskutera kontot och få en betalning från kunden.
Ge kontaktinformation till dig. Se till att du har all din kontaktinformation på påminnelsemailen. En fysisk adress eller postadress kanske inte räcker till. Inkludera e-post, hemsida, telefon och faxnummer för att ge kunden så många sätt att nå dig som möjligt.
