En rapportens memo på överföringssidan fungerar som en resumébrev. Tänk på det som din personliga tonhöjd för läsaren. Skriv vad du skulle säga till mottagaren om du skickade rapporten till honom personligen, men först samla dina tankar.
Innan du skriver är det viktigt att fastställa vad du vill säga. Identifiera din publik och utvärdera deras specifika behov och önskemål. Tänk på dessa punkter när du skriver ett meddelande om överföring och resten av din rapport eller förslag.
Adressera överföringsnota med enkel memoformatering. Om din organisation har en memo-mall, använd den. Om inte använd denna inställning som utgångspunkt:
PROMEMORIA
Till: Mottagarens namn och titel Från: Ditt namn och din titel Datum: Datum du aktiverar din rapport Ämne: Rapportnamn
Skriv ett öppningsdeklaration. "Här är den rapport du begärde om …" till exempel. Det behöver inte vara länge. Ett par enkla meningar får jobbet gjort. Använd affärsblokformatet för den här paragrafen och resten av ditt meddelande. Placera en hård avkastning, eller tomt mellanslag, mellan varje stycke, men flik eller inslag innan du börjar en ny sektion.
Skriv en inledande paragraf. Beskriv omfattningen av rapporten, exakt vad den ska täcka och hur du samlade din information.
Skriv anteckningen i anteckningen. Förklara hur användbar rapporten kommer att vara för läsaren. Ge dina huvudkonklusioner och lyfta fram intressanta resultat eller kapitel av särskilt intresse för din publik. All information som gör rapporten mer användbar eller tillgänglig för din läsare kan inkluderas i det här avsnittet. Du kan till och med vilja lägga fram förslag till ytterligare forskning.
Skriv en avslutande paragraf. Skriv en kort tack till din läsare och bekräfta all viktig hjälp du fått från medarbetare. Också, erbjuda för att klargöra några poäng eller göra ytterligare arbete om det behövs.
Kontrollera dokumentet för stavnings- och grammatikfel.
Ha en kollega du litar på att korrekturläsa ditt arbete. Hennes fräscha ögon kommer noll in på förvirrande tal och stavfel.
Gör nödvändiga ändringar och införlåt dina förslag till korrekturläsare.
Sätt in ditt slutförda meddelande om överföring till resten av rapporten. Placera den precis innan innehållsförteckningen och efter rapportens titel sida.
tips
-
Skriv anteckningen över överförings- och andra prefatoriska delar av rapporten senast, eftersom de refererar till resten av dokumentet.
Varning
Memos of transmittal används endast för interna dokument. Om din rapport är avsedd för en utvändig publik, som en potentiell klient, skriver du istället ett överföringsbrev. Informationen kommer att vara densamma men använda affärsbrev formatering för att adressera ditt dokument.
