Bildräkningar för fotograferingsföretag, så att det presenteras lättlästa, väl dokumenterade fakturor påtar sig större betydelse. De förstärker din professionalism och, när det är organiserat och korrekt, underlättar kundens godkännandeprocess. Inget officiellt format finns, och du kan anpassa dina för att passa olika jobb. Huvudelementen hör dock till varje fotofaktura oavsett layout. Inklusive dem skyddar dig och dina kunder och gör din bokföring effektivare.
Skapa rubriken
Ett av de viktigaste orden att fakturera är "Faktura", som Hallmark Institute of Photography rekommenderar att placera högst upp på sidan så att det inte blir förbisedt i klientens andra post. Inkludera din logotyp för erkännande. För att få betalt, ta med ditt företagsnamn, arbetsgivarens identifikationsnummer eller EIN, och kontakta information som: adress, telefonnummer, e-post och hemsida.
Lägg till transaktionsidentifierare
Din faktura ska ange kundens beställningsnummer, namn och datum. Nummera dina fakturor och enklare spårning och undvik förvirring. Ditt nummereringssystem kan tilldela ett sekventiellt nummer till en klientkod eller vara datumbaserad. Ett annat spårningsverktyg hörs det jobbnummer du tilldelade projektet, i det här avsnittet. Notera förfallodagen och din betalningspolicy som "betalas vid mottagandet" eller "balans vid mottagande av bilder" och eventuella rabatter för tidig betalning.
Gränssnitt Licensvillkor
Fotografer äger sina bilder. Inkludera en sektion som föreskriver användningsrättigheter och bildinnehav du ger till kunden eftersom dessa kan utlösa licensiering och kreativa avgifter. The American Society of Media Photographers rekommenderar att du använder bildlicensiering Universal System - PLUS - språk- och kategoriorder för en panna eller ett uttalande som täcker medietillstånd, obligatorisk fotokrediteringsförmåga och de rättigheter som köps. För enklare uppdrag, använd en fras som "Reklam, publicitet och säker användning av 40 bilder i evigheten".
Detaljkostnader
Köttet på din faktura är den detaljerade beskrivningen av arbetet och dina avgifter. Uppdraget beskrivning, som leder denna sektion, omfattar specifikationer som skott plats, fotograferade motiv, antal bilder och speciella krav uppfyllda. Exempelvis kan beskrivningen för en företagsbroschyrfotografisession läsa "Tre dagars skott av faciliteter och anställda på Racine, Wisconsin, komplex för 40 porträttbilder som ska levereras i digitalt format. Klienten tillhandahåller utgåvor, rekvisita och hår / smink och garderobsstil."
Den ordning i vilken du anger kostnader för ersättning ska spegla den som används vid din uppskattning. Kostnaderna för resor, leveranser, hyror och någon som anställts för att hjälpa fotograferingen går i det här avsnittet, liksom förberedelsesavgifter för digitala filer, cd-skivor och webbgalleri eller bevis. Separata avgifter från utgifter och erkänna eventuella betalningar och krediter som hittills mottagits. WonderfulMachine föreslår denna order för din faktureringsöversikt.
avgifter:
- Licens-, reklam- och personalkostnader listade separat med eventuell tillämplig dagkostnad
- korrektur
- Bilder bearbetade för reproduktion och bildavgift Avgifter totalt
kostnader:
- Personal
- Utrustning
- resor
- Logi
- Catering
- Biluthyrning
- Måltider och diverse. Kostnader totalt
Bifoga kvitton
Att organisera dina kvitton på bekostnadskategori minskar den tid en kund behöver godkänna och betala din faktura. Håll dina ursprungliga kvitton och ge kopior för att stödja din faktura. Överväg att skanna varje grupp av kvitton för att skapa ett.pdf-dokument som du sedan kan redigera för tydlighet. Lägg till en titel, markera kategorikostnaden totalt och upprepa sidantalet som en fotnot i nedre högra hörnet. Lista utgifter utan kvitton, t.ex. körsträckor och tips, på en liten cash log och skanna det. Din kund kan sedan jämföra kvittotillskottet för uthyrningsuthyrning med den aktuella posten på fakturan.
