Jämfört med att faxa, är e-post en bekvämare metod för att få information från en punkt till en annan.Men du borde inte fasera ut faxmaskinen som ett viktigt kontorsverktyg än än. Visst finns det enstaka fastnat maskin, upptagen signal och saknad sida, men faxmaskiner är värda att använda och har fördelar: större dokument kan skickas, vissa människor ser dem som en mer professionell form av affärskommunikation och signerade signaturer på fax är legitima.
Skriv namnet på mottagaren och avsändaren av faxet i sektionerna Till och Från i faxbladet.
Skriv ditt telefonnummer och faxnummer i lämpligt fax- och telefonnummer. fält. Detta är till hjälp om mottagaren måste ringa eller faxa tillbaka.
Lägg in det totala antalet sidor som ingår i faxet, inklusive omslaget i totalnumret. av sidor eller nr. av omslaget. Detta berättar mottagaren hur många sidor de kan förvänta sig att få i faxet.
Skriv ett till tre ord som beskriver syftet med faxet i RE-delen av omslaget. Inkludera ett referensnummer om det är tillämpligt.
Fyll i lämplig ruta eller cirkel med lämplig ordbeskrivning som anger hur brådskande faxet eller dina önskemål från mottagaren är.
De flesta fax inkluderar svarbeskrivningar, till exempel: För granskning (ingen åtgärd krävs), Vänligen kommentera (svar krävs), Urgent (hantera omedelbart), Konfidentiellt (endast för vissa ögon), eller Vänligen svara (svar krävs).
Skriv eventuella ytterligare anteckningar eller instruktioner som du vill att mottagaren ska läsa eller vara medveten om i fackets undersida (Kommentarer) på faxbladet.
Sätt in det datum du skickar faxet överst på arket efter att ha granskat faxet och se till att alla relevanta avsnitt på omslaget är färdiga.
tips
-
Skriv ut tydligt och läsbart för att försäkra sig om att täckplåten är läsbar.
Använd blått eller svart bläck om omslaget skannas eller kopieras.
Varning
Undvik att skicka konfidentiell information via fax. Det finns inget sätt att veta vem som är i andra änden.
