En kunskapsbas, som liknar en wiki, är en hanterad samling användarinslagna artiklar och information. Ett kunskapsbaserat repository är vanligtvis tillägnad ett specifikt program eller process, och information kan lämnas av utvecklare, teknisk supportpersonal eller slutanvändare. Kunskapsbasens demokratiska karaktär gör det möjligt att växa organiskt och snabbt, men gör också informationen svår att behålla och i värsta fall oanvändbar.
Dynamisk konversation
Den största fördelen med en kunskapsbas är att det gör det möjligt för en mängd användare att bidra till kunskapsbasresultaten i levande dokumentation och skapa en dynamisk, relevant konversation. Också för att de innehåller bidrag från utveckling, tekniskt stöd och slutanvändare kan de som utför onlineforskning utforska samma problem från flera olika synpunkter, eventuellt leda dem till en lösning som de inte skulle ha övervägt på egen hand.
Inkonsekventa dokument
De olika skrivstilarna och kunskapsnivåerna av bidragsgivare resulterar ofta i ett ojämnt, ostandardiserat dokument, vilket är en av de största nackdelarna med en kunskapsbas. Redundans blir regeln snarare än undantaget, och samma misstag kan läggas till kunskapsbasen flera gånger över. Dedikerat underhåll krävs därför.
Eftersom en kunskapsbas börjar som en tom databas är det inte lämpligt att använda som en primär källa till dokumentation för någon ny produkt eller process. En kunskapsbas kräver tid att bygga som scenarier och problem hittas, lösas och dokumenteras.
Prominence of Information
Den kunskapsbaserade demokratiska, organiska naturen innebär att den viktigaste informationen sannolikt kommer att göra sig framträdande, medan den mindre viktiga informationen kommer att begravas, vilket ger kunskapsbaser en naturlig sorteringsfunktion. Om dåligt skriven eller felaktig information lämnas in kan andra användare begrava det genom att ersätta det med bättre information eller kan flagga den för att radera / granska av en administratör.
Arkiverad dokumentation
Gamla artiklar kvar i kunskapsbasen ger ett automatiskt arkiv av dokumentation för äldre versioner av produkten eller processen. Det naturligt bildande arkivet är en fördel med kunskapsbaser. När nya versioner av produkten eller processen skapas kan kunskapsbasen omorganiseras eller startas om för att arkivera den gamla informationen samtidigt som den senaste informationen presenteras framträdande.
lösningar
Dedikerad personal behöver utnämnas för att spendera några timmar i veckan genom att söka kunskapsbasen för redundanta, föråldrade eller felaktiga resolutioner och radera dem efter behov. De bör utbildas i användningen av kunskapsbasen och vet hur man letar efter det effektivt så att de kan avgöra om en artikel redan finns innan de bidrar med en dubblett.
