En beredskapsplan är en föreslagen förändring av företagets strategiska inriktning som svar på oförutsedda händelser som gör att finansiella resultat kan skilja sig avsevärt från vad som förväntades eller var prognostiserat. Företagare utarbetar beredskapsplaner eftersom de inser att det är svårt att exakt förutsäga framtiden. Att hantera osäkert är en del av varje företagsägares arbetsbeskrivning.
Varför Beredskapsplaner behövs
Under planeringen fattar företagen svåra beslut om hur man fördelar sina resurser, vilket inkluderar kapital, personal och produktionskapacitet. Dessa beslut grundar sig på antaganden om den affärsmiljö som företaget kommer att möta under nästa år och därefter. Många gånger förändras denna miljö efter att planerna har genomförts. Konkurrenter utarbetar egna strategier för att få större marknadsandel. Den allmänna ekonomin kan vända upp eller ner - ibland plötsligt och med liten varning. Ett företags strategiska plan hamnar i synnerhet med miljön och förändringar måste göras.
När beredskapsplanering är klar
Många företag utarbetar beredskapsplaner under sin årliga planering när de fastställer den strategiska riktningen för det kommande året och på längre sikt. Men vissa chefer strävar efter att införliva beredskapsplanering i sina beslutsfattande under hela året och erkänner det som ett användbart verktyg för att hantera både stora och små problem. En mindre fråga skulle vara en konkurrent som övertygade en nyckelchef för att lämna företaget till jobbet för honom. Om företagsägaren redan hade utbildad eller åtminstone vald, skulle ändringen leda till minsta störning i avdelningsprestanda.
Kreativ process
Beredskapsplanering kräver kreativt strategiskt tänkande - att kunna föreställa sig vilka händelser som kan uppstå för att driva företaget utanför sin avsedda finansiella kurs. Beredskapsplanering kallas också att utveckla "what-if" -scenarier. Under möten frågar chefer hur företaget skulle svara om en viss händelse inträffade. Dessa möten måste vara öppna och freewheeling, så att alla idéer kan uttryckas utan kritik.
Inte alltid negativ
Beredskapsplanering bör inte betraktas som något som endast avser att hantera negativa händelser. Det är också ett verktyg för att planera förut för att utnyttja möjligheter som kan uppstå under året. Ett exempel skulle vara att ha kapitalkällor på plats som kan användas för att förvärva en konkurrent vars ägare oväntat meddelar att de skulle vara villiga att sälja.
fördelar
Beredskapsplanering skärper chefernas strategiska tänkande färdigheter. De blir mer kända av den ständigt föränderliga affärsmiljö som bolaget arbetar med och hur det kan påverka företagets framgång. Att ha beredskapsplaner på plats möjliggör snabbare reaktion på oväntade händelser och kan minska skador på intäkter och vinst. En detaljhandel kunde hitta sin verksamhet störd av gatu reparationer som gör det svårt för kunder att parkera och komma genom främre ingången. Butiken bör ha en beredskapsplan för att snabbt omorganisera bakåtgången så att kunderna kan komma på det sättet, inklusive skyltar för att varna kunderna till förändringen.
