Kostnadsprognoser ger detaljer och totala medel som behövs för genomförandet av ett projekt. Denna information hjälper till med att upprätta projektbudgeten inom ramen för hela företagets budget. Om exempelvis kostnadsprojektionen är större än den tillgängliga budgeten, kan ledningen använda projiceringen för att bestämma var de behöver minska på utgifterna, antingen för företaget eller för projektet. Kostnadsprojektionen och budgeten som följer följer också med att hålla projektet på uppgift och undviker oavsiktlig överutnyttjande. Projektionen ger också information som företaget använder för att bedöma när projektet i huvudsak har betalat för sig själv.
Föremål du behöver
-
Alla föreslagna utgiftsbehov för ett projekt
-
Projektförslag
-
Projekt tidslinje
-
Företagsbudgetinformation
-
Kalkylprogram
Samla ihop all information som är relevant för projektets utgiftsaspekter. Nödvändig information inkluderar lön för alla som arbetar med projektet för hela beräkningen tidslinjen, information om nödvändiga verktyg eller utrustning inköp och kostnaden för att anställa människor och träna dem.
Granska projektplanen eller förslaget med särskild uppmärksamhet åt den projicerade tidslinjen. Gör anteckningar om hur länge projektet ska ta för att slutföra, när den bästa tiden att starta projektet är absolut nödvändigt utgifter och utgifter som är mindre nödvändiga men kan förbättra de övergripande resultaten.
Jämför tidslinjen från projektförslaget till bolagets räkenskapsår och budgetplaner. Justering av tidslinjen något kan medge att projektbudgeten delas upp mellan två räkenskapsår, vilket i huvudsak delar projektbudgeten mellan två företagsbudgetar vilket gör den totala kostnaden mindre uttalad för företagets regelbundna utgifter.
Skapa en lista över alla projicerade utgifter för projektet ensamt. Separata poster som listar vardera med kostnadsprojektionen för varje objekt. Om exempelvis ett dussin personer måste anställas för projektet och utbildas kommer det att finnas en utbildningskostnadsprognos samt summan av de nya medarbetarnas löner eller löner som faktiskt kan kombineras med andra löner och löner om inte chefen vill allt listat separat (specificerad). Utrustning eller verktygsuthyrning eller inköp kan vara ytterligare varor, såväl som entreprenörer eller leveranser.
Använd den specificerade listan för att skapa kostnadsprojektionen. För maximal effektivitet, använd ett kalkylprogram för att skapa både ett diagram för den specificerade listan och ett diagram som visar uppdelningen av den projicerade budgeten. I diagrammet kan vissa saker kombineras för att återspegla en större bild för projektledaren, till exempel att kombinera löne- och utbildningskostnader för arbetstagare eller kombinera alla verktyg, utrustning och försörjningskostnader men skilja upp inköp från hyror och anställda från entreprenörer.
Skriv en detaljerad rapport som beskriver de specificerade utgifterna och förklarar budgetplaneringen för projektet. Inkludera information om tidslinjen, eventuella föreslagna tidslinjejusteringar och var eller hur projektkostnaderna kan komma från den totala företagsbudgeten.
